Un planificador de reuniones maneja todos los detalles antes y durante las reuniones de negocios o convenciones. Los planificadores de reuniones deciden los lugares para las reuniones y hacen todas las reservas. No solo reservan el espacio para reuniones, sino que también hacen arreglos para oradores y proveedores. Los planificadores deben asegurarse de que todos los equipos audiovisuales y de computadora necesarios estén en el lugar de la reunión a tiempo y funcionen correctamente. Un planificador de reuniones asiste a la reunión para saludar a los asistentes y manejar cualquier problema, así como también para distribuir y recolectar tarjetas de comentarios de los asistentes.
El seguimiento de los resultados de la reunión es una parte importante de ser un planificador de reuniones y muchos planificadores entregan tarjetas de comentarios a los asistentes. Los buenos planificadores siempre están tratando de mejorar sus habilidades. Los comentarios de los asistentes a la reunión pueden ayudar al planificador a encontrar cualquier problema que no haya notado para que, con suerte, no se repitan los mismos errores en reuniones futuras.
El planificador debe tener en cuenta el propósito de la reunión mientras realiza todos los arreglos para el evento. Por ejemplo, si se llevara a cabo una reunión corporativa con el objetivo principal de presentar un nuevo producto de la compañía a los gerentes senior, el planificador trataría de encontrar oradores que fueran los más conocedores del tema. Dependiendo del producto, él o ella también pueden hacer arreglos para que un asistente distribuya los productos en el momento apropiado durante la reunión. En el evento, un planificador de reuniones puede presentar oradores en una plataforma o escenario.
Los planificadores de reuniones deben hacer todos los arreglos para los eventos que se ajusten al presupuesto asignado a ellos. Para evitar la cancelación u otras tarifas, un planificador de reuniones debe ser experto en permitir el tiempo adecuado para reservar espacio y servicios. Él o ella también debe comprender los contratos y cómo elegir la mejor propuesta entre las propuestas presentadas por varias empresas diferentes. Los planificadores de reuniones generalmente deben tener al menos una licenciatura.
El registro de los asistentes es manejado cuidadosamente por un planificador de reuniones. Los planificadores de reuniones deben asegurarse de informar a los asistentes sobre los horarios de las reuniones y organizar el alojamiento y el transporte para los empleados que asisten a reuniones fuera de la ciudad. Los planificadores también deben asegurarse de que los elementos informativos, como los folletos de ferias comerciales, se impriman y entreguen a tiempo.
Viajar es una gran parte de las carreras de muchos organizadores de reuniones. La mayoría de los planificadores se alojarán en buenos hoteles, ya que los seminarios corporativos tienden a realizarse en un entorno atractivo. Sin embargo, los planificadores deben asegurarse de monitorear los detalles de configuración, así como sus eventos planificados durante la reunión y generalmente se requiere comenzar a trabajar temprano en la mañana. Un planificador de reuniones siempre debe recordar incluso lo más mínimo, como asegurarse de que las etiquetas de nombre hayan llegado a tiempo y sean precisas.