Un planificador de eventos profesional es un hombre o una mujer que organiza, organiza y administra varios eventos y reuniones corporativas, públicas y privadas. Él o ella encuentra lugares apropiados, negocia días, horarios y tarifas, y determina la necesidad de alimentos, bebidas, mesas y equipos. Muchos planificadores de eventos asisten a las convenciones, reuniones o conciertos que organizan para garantizar que se satisfagan todas las necesidades de los asistentes. Un profesional puede ser empleado de una empresa de planificación, un comité interno de una empresa o dirigir una empresa independiente.
Se debe dedicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a la planificación de un gran evento. Muchas empresas, agencias gubernamentales y organizaciones simplemente no tienen el tiempo, la experiencia y los recursos para organizar una reunión de calidad. Un planificador de eventos profesional puede aliviar el estrés de los clientes y las empresas asumiendo todas las tareas relacionadas con la planificación y ejecución de una convención. A él o ella generalmente se le da una idea básica de lo que se trata un evento, incluyendo por qué se lleva a cabo, información presupuestaria y la cantidad de personas que estarán presentes. Luego, el planificador de eventos busca los mejores lugares, negocia tarifas y establece fechas y horas.
Dependiendo del tipo de reunión, un planificador profesional de eventos puede necesitar organizar servicios de catering, entretenimiento o equipos especiales como micrófonos, grabadoras de video y proyectores para seminarios y conferencias. Una vez que todo ha sido programado, el planificador de eventos supervisa la disposición de sillas, mesas y decoraciones y gestiona otras tareas preparatorias en el sitio. A menudo asiste a eventos, asegurándose de que la comida y los refrescos no se agoten y que sus clientes estén satisfechos con su trabajo.
Muchos planificadores de eventos trabajan para grandes compañías de planificación, donde generalmente se les asignan tareas específicas, como establecer tarifas o encontrar ubicaciones apropiadas. Sin embargo, un planificador de eventos profesional por cuenta propia, a menudo asume todas las tareas involucradas, incluida la promoción, comercialización, financiación y supervisión de eventos. El trabajo puede ser agitado, aunque un profesional experimentado toma todas las precauciones y los pasos preparatorios necesarios para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
No hay requisitos establecidos para convertirse en un planificador de eventos profesional, aunque muchas personas tienen títulos de asociado o licenciatura en administración de empresas, relaciones públicas, comunicaciones o finanzas. Muchas organizaciones nacionales ofrecen membresías y pruebas voluntarias de certificación del planificador de eventos, que pueden ayudar a un profesional a mejorar sus credenciales y las posibilidades de encontrar trabajo. La certificación es especialmente importante para los planificadores independientes, por lo que los clientes pueden estar seguros de que están tratando con profesionales.