La expresión «cocinar los libros» se refiere a la práctica de organizar las finanzas de la empresa de una manera que tiende a llamar la atención sobre los datos positivos, pero oscurece o minimiza en gran medida la capacidad de identificar datos negativos. Como resultado, este tipo de contabilidad creativa ayuda a presentar una imagen falsa de la verdadera naturaleza de la situación financiera de la empresa. Si bien la mayoría de las empresas que optan por cocinar los libros hacen un punto de mantenerse apenas dentro de las restricciones legales relacionadas con el mantenimiento de los registros de la empresa, hay casos en los que la información se omite o falsifica como parte del proceso.
Hay varias razones por las cuales una empresa puede elegir cocinar los libros. Uno de los motivos es asegurar fondos adicionales para mantener o expandir el negocio. Con ese fin, la empresa puede desarrollar un conjunto de libros de la compañía para mostrar a los posibles prestamistas o inversores. Los datos se organizan de manera que el negocio parece ser más rentable y estable de lo que indicarían los registros contables debidamente organizados.
Una compañía puede elegir cocinar los libros en un intento por mejorar las percepciones del estado financiero dentro de la comunidad empresarial. Por ejemplo, la corporación puede hacer datos públicos que destaquen las cifras de ventas de un período reciente, pero no indiquen cómo los gastos operativos y de materias primas reducen profundamente los ingresos generados por esas ventas. Las cifras también pueden dejar de notar cuánto de esas ventas se clasifican actualmente como con más de 120 días de atraso o como deuda incobrable.
Para mantener las sanciones y posibles acciones legales al mínimo, generalmente es necesario cocinar los libros de una manera que siga la letra real de las prácticas contables estándar, mientras se pasa por alto la intención de esas reglas básicas y comunes. Tener cuidado de seguir este patrón hace que sea más fácil demostrar que una línea de pedido particular en los datos financieros es de hecho precisa, aunque puede haber alguna diferencia de opinión sobre cómo y dónde en los datos financieros de la compañía se registran los datos.
Es importante tener en cuenta que existe una gran diferencia entre las compañías que eligen deliberadamente cocinar los libros y las empresas que no intencionalmente no siguen las pautas contables adecuadas. En el primero, existe la intención de presentar una percepción falsa del verdadero estado de la contabilidad corporativa. Por el contrario, este último no intenta ocultar nada, pero carece de la organización y las habilidades para mantener los datos financieros correctamente. Por lo general, se requiere poco esfuerzo para distinguir la diferencia entre estas dos situaciones.
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