Cuando una empresa compra bienes o servicios, generalmente se hace a través de una orden de compra. Dado que una orden de compra es un acuerdo legal entre un comprador y un vendedor, es importante que las condiciones de la orden se establezcan de forma clara y precisa para evitar cualquier desacuerdo entre las dos partes. Las condiciones comunes de las órdenes de compra incluyen el costo, la descripción de los materiales, la fecha esperada y las obligaciones de flete.
Una de las condiciones más importantes de la orden de compra es el costo del artículo, que muestra cuánto está dispuesto a pagar el comprador por los bienes o servicios. Si el destinatario de la orden de compra no puede o no quiere igualar el costo de la orden de compra, debe indicárselo al comprador. Si el vendedor procede con el pedido, está obligado a vender el producto al comprador al precio indicado en la orden de compra.
Una buena orden de compra tiene una descripción de los materiales que no deja lugar a dudas. El emisor de una orden de compra debe ser lo más específico posible para evitar confusiones posteriores. Los bienes o servicios esperados deben describirse con el mayor detalle posible dentro del cuerpo de la orden de compra.
El tiempo de entrega es otra de las condiciones de la orden de compra. Los grandes fabricantes, o incluso los pequeños fabricantes con inventario justo a tiempo, a menudo requieren largos plazos de entrega para procesar un pedido. Si un vendedor no puede cumplir con un plazo especificado, debe indicárselo al comprador y no aceptar el pedido a menos que el plazo sea negociable.
El flete a bordo (FOB) es una condición popular de las órdenes de compra. Esto indica quién asume la responsabilidad del costo del flete y desde qué ubicación. Si un comprador en la ciudad de Nueva York compra un camión lleno de alfombras en San Francisco, los términos podrían ser “FOB en la ciudad de Nueva York”, lo que significa que el vendedor debe pagar el flete para llegar a la ciudad de Nueva York. Si los términos son «FOB San Francisco», esto significa que el comprador es responsable del costo del tránsito. Los términos del flete son particularmente complicados cuando se trata de envíos internacionales, y el comprador y el vendedor deben tener claro quién paga los aranceles e impuestos de aduana, así como el tránsito real del flete.
Los términos de pago estándar en los EE. UU. Son «30 netos», lo que significa que la factura debe pagarse en un plazo de 30 días. Otros términos estándar son «Neto 15», «Neto 60», «Neto 90» o «A pagar al recibir». Si una orden de compra se paga con tarjeta de crédito, generalmente no es necesario que se designen condiciones de pago, pero debe aclararse cuándo se procesa la tarjeta de crédito para la orden.
Las condiciones de la orden de compra son negociables la mayor parte del tiempo. Con un poco de concesiones mutuas por parte del comprador y del vendedor, los términos de un pedido pueden modificarse para apaciguar a cualquiera de las partes. Algunas condiciones de la orden de compra no son negociables y el comprador o el vendedor deben indicarlo al inicio de la negociación.