Las compañías emiten cheques de nómina como el pago real o el pago neto que un empleado recibió del empleador después de completar un período de pago del trabajo. Un cheque de nómina es un instrumento financiero que permite que los fondos escritos en el cheque sean debitados de la cuenta bancaria del empleador y acreditados a los empleados.
Los cheques de nómina pueden tomar varias formas; cheque físico, transferencia electrónica de fondos, cuenta electrónica de nómina o efectivo. La ley de empleo estadounidense prohíbe el pago de empleados que utilizan bienes u otros materiales.
El monto del cheque de nómina también se conoce como el pago neto. Esta cantidad es igual al salario total o al pago bruto, en función del número de horas trabajadas por la tarifa por hora del período o el salario anual dividido por el número de períodos de pago en el año. Del pago bruto, las deducciones se toman en nombre del gobierno federal y estatal por beneficios legislativos, como el impuesto sobre la renta, FICA, SS, impuesto sobre la salud y seguro de desempleo. Cualquier beneficio adicional que tenga deducciones se toma del pago bruto de cada período. El monto restante es el pago neto o cheque de nómina.
La ley de empleo establece que a los empleados solo se les puede pagar según un período de pago establecido. Las opciones son diarias, semanales, quincenales, quincenales o mensuales. Los cheques de nómina deben emitirse a los empleados por el trabajo completado durante el período de pago dentro de un período de tiempo específico desde el final del período de pago.
Los cheques de nómina deben ser firmados por un ejecutivo de la empresa debidamente autorizado. En caso de quiebra comercial, los cheques de nómina están protegidos y deben pagarse antes de investigar cualquier otra solicitud de acreedores.
Los cheques de nómina físicos se vuelven obsoletos 6 meses después de la fecha del cheque. Si el cheque no se presenta a una institución financiera para cobrarlo durante este período, el cheque ya no es válido. Se debe solicitar y emitir un cheque de reemplazo por el valor nominal del cheque original.
Los empleadores que emiten cheques de nómina tienen la responsabilidad de proporcionar asesoramiento de pago con cada cheque de pago. El aviso de pago debe probar el pago bruto, todas las deducciones y el nombre del beneficio para el que son los fondos, el pago neto y el período de nómina. El consejo debe incluirse con todos los cheques de pago, incluso si el monto es el mismo durante varios períodos.
El monto total de las deducciones gubernamentales se debe resumir al final de cada año calendario y se debe emitir una declaración de impuestos a cada empleado a fines de febrero del siguiente año calendario. La forma exacta utilizada para informar la información de la nómina varía, dependiendo del tipo de ingreso, estado y otros siete factores.
Todos los montos deducidos de los cheques de nómina deben remitirse a la agencia correspondiente dentro de un período de tiempo específico. Cada remesa debe incluir el monto de la deducción de los empleados, el nombre del empleado, el período de nómina y los nombres del empleador. Las deducciones estatales y federales tienen plazos específicos de envío de remesas y se cobran multas cuando los empleadores llegan tarde con su presentación. Cualquier empleador que deduzca fondos de los cheques de nómina de los empleados y no los envíe está sujeto a enjuiciamiento penal.
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