El outsourcing de nómina es una práctica comercial que implica contratar un servicio comercial para manejar todas las funciones relacionadas con la nómina de una empresa. El uso de un servicio de outsourcing hace posible administrar el proceso de nómina sin la necesidad de mantener un departamento de nómina grande. Los proveedores de servicios de nómina administran funciones tan diversas como el cálculo de sueldos y salarios, la retención de impuestos, la distribución de fondos retenidos a las agencias gubernamentales apropiadas y el depósito directo de la paga neta en las cuentas bancarias de los empleados.
Hay muchas razones por las que una empresa puede optar por una opción de subcontratación de nómina. Lo más común es ahorrar tiempo y dinero en el manejo de las tareas financieras asociadas con una nómina. Al contratar a un proveedor externo, es posible restringir el equipo de nómina a una o dos personas dentro de la empresa. A menudo, estas dos personas designadas están autorizadas a proporcionar datos básicos al servicio de nómina, que luego maneja el resto de los detalles. Como resultado, no es necesario que nadie gaste la mayoría de la semana laboral calculando salarios por hora, impuestos y lidiando con varios tipos de problemas de retención.
Dado que la mayoría de los servicios de outsourcing de nómina ofrecen la opción de cortar cheques o depósitos directos, es posible que cada empleado elija el formato que prefiera. Cuando se seleccionan los cheques, generalmente se envían por mensajería al cliente, quien luego los distribuye a los empleados. En situaciones en las que se selecciona la opción de depósito directo, los empleados a menudo descubren que su dinero se acredita en su cuenta la noche anterior a su fecha de pago real, o temprano en la fecha de pago estándar.
Otro beneficio de usar un servicio de outsourcing de nómina es que el empleador no tiene que mantenerse al día con los cambios en las regulaciones que afectan el cálculo de los impuestos. Dado que el servicio de outsourcing actualiza constantemente su información para cumplir con las leyes actuales, el empleador nunca tiene que preocuparse por incurrir en cargos por demora y otras multas, debido a un cálculo incorrecto de los impuestos adeudados. Este beneficio solo puede ahorrarle a una gran corporación una cantidad significativa de dinero en el transcurso de un año.
El outsourcing de nómina también evita que un empleador tenga que lidiar con problemas tecnológicos. Dado que la nómina se procesa fuera del sitio, nunca es necesario actualizar el software de la nómina o gastar tiempo y dinero en fallas del programa o hardware o cualquiera de los problemas del sistema que pueden ocurrir y ralentizar el proceso de la nómina. Como resultado, a los empleados se les paga constantemente a tiempo y se mantienen contentos.
Si bien la externalización de nómina significa incurrir en otro gasto comercial de forma regular, incluso las pequeñas empresas a menudo descubren que usar este tipo de servicio ahorra tiempo y dinero cada mes. La mayoría de los proveedores de outsourcing ofrecerán varios planes de nómina diferentes que probablemente sean ideales para empresas de diferentes tamaños. En términos de conveniencia, mantener los registros de nómina actualizados y mantener la retención precisa, ir con un servicio de tercerización de nómina simplemente tiene sentido.
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