El término “nómina” abarca a todos los empleados de una empresa que recibe un salario regular u otra compensación. A algunos empleados se les puede pagar un salario fijo mientras que a otros se les paga por las horas trabajadas o la cantidad de artículos producidos. Todos estos métodos de pago diferentes son calculados por un especialista en nómina y se emiten los cheques de pago correspondientes. Las empresas a menudo utilizan herramientas de medición objetivas, como tarjetas de tiempo u hojas de tiempo completadas por los supervisores para determinar el monto total de la compensación debida en cada período de pago.
Después de que un contador de nómina multiplica las horas de un empleado por su tasa de pago, el monto del ingreso bruto se ingresa en una calculadora o programa de computadora. Las deducciones regulares, como retenciones de impuestos, seguro médico, cuotas sindicales, contribuciones caritativas, etc., se clasifican y restan. El saldo restante se convierte en un cheque o depósito electrónico y se convierte en el pago neto del empleado para ese período de tiempo. En los EE. UU., Los departamentos de nómina también identifican al empleador y a los empleados mediante un código federal y mantienen una cuenta corriente de los ingresos totales y las deducciones para el año fiscal.
Para los propietarios de pequeñas empresas, mantener suficiente efectivo para pagar a todos los empleados es a menudo una de sus principales prioridades. Incluso si el negocio en sí no se ha vuelto rentable, los empleados deben ser compensados por sus servicios. Es por eso que muchas compañías más pequeñas prefieren mantener sus obligaciones de nómina lo más bajas posible hasta que hayan alcanzado un cierto nivel de rentabilidad. No es inusual que los propietarios de pequeñas empresas renuncien a sus propios salarios para pagar a sus empleados.
Establecer un sistema de nómina efectivo no es especialmente difícil para contadores capacitados, pero puede llevar mucho tiempo. Algunas empresas más pequeñas confían en un software de computadora fácil de usar para configurar un sistema simple completo con impresoras de cheques y almacenamiento de archivos. Las compañías más grandes pueden asignar contadores capacitados para manejar los problemas de pago como parte de sus deberes generales. Las empresas que no tienen los medios para mantener sus propios sistemas a menudo eligen dedicar esta tarea a especialistas externos.
Dado que los registros de nómina se basan en criterios objetivos como tarjetas de tiempo y formularios de impuestos federales, los contadores externos pueden realizar todos los cálculos, almacenar todos los datos del año hasta la fecha y emitir el pago de manera oportuna. Los empleadores simplemente necesitan actualizar estas compañías con cualquier cambio en las tasas de pago o deducciones de los empleados.
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