Los códigos del libro mayor se utilizan para identificar los débitos y créditos que pasan por las cuentas generales de una empresa. Las leyes en muchos países requieren que los dueños de negocios mantengan registros de los gastos comerciales en el archivo durante varios años y las autoridades fiscales pueden solicitar copias de estos archivos durante las auditorías. Los códigos de contabilidad general permiten a los dueños de negocios y auditores rastrear fácilmente diferentes tipos de ingresos y gastos.
Muchas compañías rastrean por separado diferentes tipos de gastos y los detalles de estos gastos se enumeran en los libros de contabilidad conocidos como sub-ledgers. Cada sub-libro mayor tiene un código de cuenta de identificación. Aunque existen cuentas separadas para diferentes tipos de transacciones, los créditos y débitos a menudo pasan por la cuenta operativa principal de la empresa y todos estos cargos se detallan en un diario o documento contable conocido como el libro mayor. Los códigos del libro mayor se usan para mostrar en qué sub libro mayor pasaron los fondos después de la compensación a través de la cuenta general.
Las leyes de contabilidad en algunos países significan que las cuentas del libro mayor deben tener un saldo cero al cierre de la empresa, ya que estas cuentas son de transferencia y ningún débito o crédito puede afectar permanentemente el saldo de la cuenta del libro mayor. Los contadores o tenedores de libros equilibran el libro mayor comparando todos los débitos y créditos que pasaron por la cuenta en un día en particular. Si se utilizó un débito para realizar un pago desde la cuenta, entonces el contador debe compensar ese débito con un crédito que se utilizó para extraer dinero del sub-libro mayor. En ocasiones, los tickets del libro mayor se extravían o se pierden, en cuyo caso el contable debe auditar las cuentas para rastrear el error y luego escribir nuevos tickets de transferencia utilizando los códigos del libro mayor apropiados para rectificar el problema.
En algunas naciones, los registros del libro mayor incluyen una lista de los activos no monetarios de la empresa, tales como propiedades y cuentas por cobrar, así como efectivo. En consecuencia, la cuenta puede no tener un saldo cero debido al valor de estos activos que se tienen en cuenta en la ecuación. Sin embargo, las transacciones que involucran cuentas del sub-libro mayor no deberían afectar el saldo general de la cuenta, ya que estas transacciones deberían involucrar un débito y un crédito compensatorio.
Las principales empresas suelen asignar a cada gerente departamental al menos un código de libro mayor que se puede utilizar para rastrear los gastos en los que incurre un departamento en particular. Las divisiones múltiples de una empresa utilizan otros códigos de contabilidad general porque todos los departamentos incurren en ciertos gastos, como los códigos de salarios de los empleados o suministros de papel. Algunas empresas imponen controles estrictos sobre el intercambio de códigos del libro mayor para evitar que empleados sin escrúpulos usen códigos para malversar fondos. Muchas empresas requieren que al menos dos empleados firmen tickets del libro mayor y regularmente se programan auditorías internas que están diseñadas para prevenir y detectar el fraude.
Inteligente de activos.