Los c?digos del libro mayor se utilizan para identificar los d?bitos y cr?ditos que pasan por las cuentas generales de una empresa. Las leyes en muchos pa?ses requieren que los due?os de negocios mantengan registros de los gastos comerciales en el archivo durante varios a?os y las autoridades fiscales pueden solicitar copias de estos archivos durante las auditor?as. Los c?digos de contabilidad general permiten a los due?os de negocios y auditores rastrear f?cilmente diferentes tipos de ingresos y gastos.
Muchas compa??as rastrean por separado diferentes tipos de gastos y los detalles de estos gastos se enumeran en los libros de contabilidad conocidos como sub-ledgers. Cada sub-libro mayor tiene un c?digo de cuenta de identificaci?n. Aunque existen cuentas separadas para diferentes tipos de transacciones, los cr?ditos y d?bitos a menudo pasan por la cuenta operativa principal de la empresa y todos estos cargos se detallan en un diario o documento contable conocido como el libro mayor. Los c?digos del libro mayor se usan para mostrar en qu? sub libro mayor pasaron los fondos despu?s de la compensaci?n a trav?s de la cuenta general.
Las leyes de contabilidad en algunos pa?ses significan que las cuentas del libro mayor deben tener un saldo cero al cierre de la empresa, ya que estas cuentas son de transferencia y ning?n d?bito o cr?dito puede afectar permanentemente el saldo de la cuenta del libro mayor. Los contadores o tenedores de libros equilibran el libro mayor comparando todos los d?bitos y cr?ditos que pasaron por la cuenta en un d?a en particular. Si se utiliz? un d?bito para realizar un pago desde la cuenta, entonces el contador debe compensar ese d?bito con un cr?dito que se utiliz? para extraer dinero del sub-libro mayor. En ocasiones, los tickets del libro mayor se extrav?an o se pierden, en cuyo caso el contable debe auditar las cuentas para rastrear el error y luego escribir nuevos tickets de transferencia utilizando los c?digos del libro mayor apropiados para rectificar el problema.
En algunas naciones, los registros del libro mayor incluyen una lista de los activos no monetarios de la empresa, tales como propiedades y cuentas por cobrar, as? como efectivo. En consecuencia, la cuenta puede no tener un saldo cero debido al valor de estos activos que se tienen en cuenta en la ecuaci?n. Sin embargo, las transacciones que involucran cuentas del sub-libro mayor no deber?an afectar el saldo general de la cuenta, ya que estas transacciones deber?an involucrar un d?bito y un cr?dito compensatorio.
Las principales empresas suelen asignar a cada gerente departamental al menos un c?digo de libro mayor que se puede utilizar para rastrear los gastos en los que incurre un departamento en particular. Las divisiones m?ltiples de una empresa utilizan otros c?digos de contabilidad general porque todos los departamentos incurren en ciertos gastos, como los c?digos de salarios de los empleados o suministros de papel. Algunas empresas imponen controles estrictos sobre el intercambio de c?digos del libro mayor para evitar que empleados sin escr?pulos usen c?digos para malversar fondos. Muchas empresas requieren que al menos dos empleados firmen tickets del libro mayor y regularmente se programan auditor?as internas que est?n dise?adas para prevenir y detectar el fraude.
Inteligente de activos.