Cada organizaci?n que compra bienes o servicios tiene procedimientos de adquisici?n est?ndar, los m?todos que utilizan para adquirir esas cosas. Estos procedimientos cubren todos los aspectos del ciclo de adquisici?n, incluida la selecci?n del proveedor, las negociaciones del contrato, la colocaci?n de pedidos y el pago. Todas las empresas tienen procedimientos de adquisici?n y se utilizan para controlar la actividad de gasto, garantizar que se cuenten con las aprobaciones adecuadas y reducir el riesgo de pago excesivo. La actividad de adquisici?n o compra abarca toda la actividad de gasto, excluyendo la n?mina, y a menudo representa m?s del 50 por ciento de todos los gastos.
La principal fuerza impulsora para el desarrollo de los procedimientos de adquisici?n es controlar todos los gastos. Los procedimientos reales utilizados pueden variar ligeramente pero ser?n similares. Un proceso de aprobaci?n apropiado generalmente implica una separaci?n de tareas y la participaci?n de los gerentes superiores para las transacciones que costar?n m?s que un precio espec?fico. Otro procedimiento est?ndar de adquisici?n es limitar el acceso a los formularios de pedido de compra y requerir la autorizaci?n firmada de un gerente que no sea la persona que usa los productos. Esta separaci?n del destinatario de los bienes y la aprobaci?n est? dise?ada para garantizar que un miembro del personal superior conozca el pedido y pueda confirmar que los materiales son necesarios y se utilizar?n para el prop?sito adecuado.
Otro procedimiento com?n de adquisici?n es crear una lista corta de proveedores preaprobados para productos espec?ficos. Los proveedores se agregan a la lista a trav?s de un proceso de licitaci?n que se realiza de manera programada. Este proceso est? dise?ado para ser transparente y brindar a la empresa la oportunidad de obtener descuentos en el precio, cumplir con los est?ndares de calidad y garantizar la puntualidad de la entrega.
Los riesgos para una empresa sin los procedimientos de adquisici?n adecuados son el gasto excesivo, la imposibilidad de lograr un buen valor y el fraude de compras. Muchas personas que no tienen capacitaci?n en contabilidad o adquisiciones resienten los pasos involucrados en una solicitud de compra. Sin embargo, estos procesos est?n dise?ados para ahorrar tiempo y dinero.
Otros procedimientos de adquisici?n comunes incluyen el establecimiento de umbrales de valor que desencadenan diferentes actividades de adquisici?n. Por ejemplo, las compras que cuestan m?s de una cierta cantidad pueden requerir que una orden de compra sea aprobada por dos niveles de administraci?n. Una orden de compra por un precio mucho m?s alto puede requerir que se emita una propuesta.
En algunos casos, las empresas pueden verse obligadas a defender sus contratos de compra. Si un vendedor que particip? en el proceso de licitaci?n considera que no se le dio una oportunidad justa para competir, se puede presentar una demanda. El derecho contractual es una fuente de gran actividad legal, y las empresas con s?lidos procedimientos de adquisici?n est?n en la mejor posici?n para defender sus decisiones comerciales.
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