Il existe littéralement des centaines de logiciels de contrôle des stocks disponibles et il est impératif de choisir le meilleur pour une entreprise particulière. Comprendre les fonctionnalités offertes par le logiciel de contrôle des stocks, le prix initial, les frais récurrents, la compatibilité du logiciel avec les systèmes actuels et son évolutivité sont des facteurs à prendre en compte. Savoir ce qui est nécessaire pour soutenir les activités de l’entreprise aidera également à prendre une décision d’achat appropriée.
Les caractéristiques communes de ce type de logiciel incluent le suivi du niveau des stocks, l’historique des commandes d’achat, l’état actuel des commandes d’achat et les tableaux de prix standard. Les autres fonctionnalités incluses peuvent être : le suivi des numéros de série, les points de réapprovisionnement automatiques, le suivi des dates d’expiration, les tableaux de prix par volume, les méthodes de coûts multiples, la séparation des stocks à plusieurs emplacements et les capacités de processus de mise en kit ou de nomenclature (BOM). Certaines ou toutes ces fonctionnalités peuvent être requises selon le type d’entreprise qui utilisera le logiciel.
Le prix et les frais récurrents sont d’autres facteurs à examiner au moment de décider quel logiciel d’inventaire acheter. Étant donné que le prix d’achat sera payé d’avance, déterminez combien de temps le logiciel sera utilisé pour calculer le coût par an. Les frais récurrents tels que les frais de licence, les frais de mise à niveau et les frais de dépannage doivent également être examinés. Les prix de ces « extras » varient considérablement d’un fournisseur à l’autre. Les entreprises doivent donc comprendre à quelle fréquence leur entreprise peut avoir besoin d’utiliser ces services pour déterminer ce qu’elles peuvent s’attendre à payer.
La compatibilité des logiciels avec les systèmes actuels peut être le facteur le plus important au moment de décider comment choisir le meilleur logiciel de contrôle des stocks. En règle générale, les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) incluent déjà un module de contrôle des stocks. Si l’entreprise n’utilise pas de systèmes ERP ou dispose d’autres systèmes tels que la recherche et le développement (R&D), le suivi des modifications techniques, la gestion des entrepôts et la gestion financière à intégrer au nouveau logiciel de contrôle des stocks, un professionnel de l’informatique doit vérifier la compatibilité. Si le logiciel actuel et le nouveau logiciel ne sont pas compatibles, l’entreprise ne bénéficiera pas pleinement de la circulation de toutes les informations d’un système à l’autre.
L’évolutivité est un autre facteur à prendre en compte lors du choix d’un logiciel d’inventaire. Selon la taille et les projets futurs de l’entreprise, certains logiciels peuvent être meilleurs que d’autres. Par exemple, si l’entreprise prévoit de se développer considérablement dans un court laps de temps, le logiciel sera-t-il capable de prendre en charge beaucoup plus d’utilisateurs et de fichiers de données ? S’assurer que le logiciel de contrôle des stocks a la capacité de croître à mesure que l’entreprise se développe est un facteur important dans le processus de prise de décision.