À bien des égards, la rédaction d’une lettre de proposition est comme tout autre type de rédaction commerciale. Une rédaction claire, succincte et précise est importante pour tout document commercial. Les propositions commerciales, cependant, nécessitent des composants spécifiques, tels que la lettre d’accompagnement de la proposition. La lettre de proposition, tout comme une lettre de motivation de CV, sert d’introduction polie à une proposition donnée. Utiliser la voix active, suivre l’étiquette d’écriture commerciale acceptée et montrer de l’appréciation pour le temps limité du lecteur sont primordiaux pour une réponse réussie.
Souvent, lorsque de grandes organisations publient des demandes pour plusieurs projets, la lettre d’accompagnement de la proposition sert à informer le lecteur à quelle demande de proposition (RFP) le document répond. S’il n’y a pas de relation existante entre les professionnels ou les entreprises, une lettre de proposition sert à la fois d’introduction et d’occasion de faire une bonne première impression. Lorsqu’une relation existe déjà, la lettre de motivation peut servir d’occasion de complimenter, d’exprimer son appréciation ou de prolonger la bonne volonté entre les deux parties.
Qu’il existe ou non une relation entre les parties, chaque lettre de proposition doit respecter l’étiquette de rédaction commerciale appropriée. Par exemple, le document doit être formaté avec des en-têtes appropriés, des marges nettes et une police ou une police standard. On s’attend à ce que la lettre soit adressée au contact approprié et à l’aide d’un accueil professionnel acceptable pour la culture des clients. Des informations de contact incorrectes ou un message d’accueil trop informel peuvent faire la différence si une lettre de proposition est lue ou rejetée.
Outre l’étiquette appropriée, le ton d’une lettre de proposition est également important. Les approches formelles mais personnalisées fonctionnent généralement mieux dans les cultures occidentales, certaines relations commerciales permettant un ton informel. Les cultures orientales préfèrent généralement, mais pas toujours, une approche formelle et professionnelle. En cas de doute sur le ton approprié, une approche formelle et professionnelle est préférable.
Bien qu’aucune lettre de proposition ne garantisse l’acceptation, l’utilisation d’une voix active et d’une écriture concise améliore les chances. N’utilisez pas deux ou trois mots, quand un seul suffira. Des phrases courtes et simples valent mieux que des paragraphes longs et complexes. La voix active représente la clarté et la confiance, évitez donc les verbes « être » dans votre écriture. Évitez les expressions telles que « si vous le souhaitez » ou « vous préférez peut-être ». Optez plutôt pour des verbes d’action forts et des appels directs à l’action.
Le contenu spécifique d’une lettre de proposition variera pour chaque projet et relation d’affaires. Une erreur courante que font les professionnels en écrivant la lettre de proposition d’accompagnement est de ressasser ou de résumer les informations contenues dans les documents d’accompagnement. Gardez à l’esprit que la plupart des professionnels sont limités dans le temps. Respectez le temps de votre lecteur et ne reformulez pas simplement le contenu de votre proposition. Au lieu de cela, écrivez votre lettre en pensant à une introduction en face à face : que diriez-vous ou comment vous présenteriez-vous en personne avant de remettre un document de proposition ?