Un num?ro de paie est une information sp?cifique utilis?e dans le syst?me de paie d’une entreprise. Le num?ro permet ? une entreprise de suivre les employ?s en utilisant le num?ro plut?t qu’un nom ou un autre identifiant. Il s’agit g?n?ralement d’une information interne que l’entreprise cr?e ? l’aide de son logiciel de paie. L’entreprise peut cr?er sa propre combinaison de lettres et de chiffres ou autoriser le logiciel ? cr?er lui-m?me des chiffres. La cr?ation d’un num?ro doit inclure des chiffres qui permettent ? l’entreprise de diff?rencier les employ?s en fonction du num?ro seul.
La plupart des services ou logiciels de paie permettent ? une entreprise de cr?er son propre num?ro de paie pour chaque employ?. En raison de cette flexibilit?, une entreprise devrait envisager d’utiliser un pr?fixe descriptif pour chaque groupe d’employ?s. Une option, par exemple, consiste ? utiliser trois chiffres ou lettres pour d?finir le d?partement. Les lettres ACC ou les chiffres 200 peuvent repr?senter le service comptable ; PRO ou 300 peut ?tre le d?partement de production. Des sous-groupes peuvent ?galement exister dans ces cat?gories si l’entreprise d?cide d’utiliser un num?ro.
Une fois qu’une entreprise d?cide du pr?fixe du num?ro de paie, les num?ros restants tombent g?n?ralement dans l’ordre. Par exemple, ACC00001 peut ?tre le point de d?part des num?ros de paie dans le service comptable. La seconde moiti? du num?ro peut contenir autant de chiffres que n?cessaire pour couvrir tous les employ?s du d?partement. Chaque num?ro pour tous les d?partements a g?n?ralement la m?me combinaison de lettres et de chiffres. Avoir la m?me taille de combinaison est n?cessaire pour ?viter de confondre le syst?me de paie.
Le service des ressources humaines est souvent responsable de la cr?ation de ce num?ro. Dans certains cas, le service des ressources humaines peut avoir besoin de l’approbation du propri?taire ou de la direction g?n?rale lors de l’attribution des num?ros. Cela permet aux propri?taires et aux dirigeants d’avoir leur mot ? dire sur les informations contenues dans la paie. La haute direction peut ?galement avoir son mot ? dire sur la fa?on de cr?er des num?ros ou de les utiliser dans l’entreprise. L’approbation peut ?galement ?tre n?cessaire si l’entreprise met en place un nouveau service dans le syst?me de paie.
Une entreprise qui utilise un service d’externalisation de la paie peut ne pas avoir besoin de cr?er un num?ro de paie. L’entreprise sous-traitante le fera elle-m?me en fonction de son syst?me de paie. Les entreprises entrent simplement un num?ro de paie qui correspond au num?ro de paie de l’entreprise sous-traitante. Le service de paie g?re la majeure partie des t?ches de paie, en leur donnant la possibilit? et la libert? de cr?er des num?ros de paie. Toute correspondance et information concernant un employ? n?cessite g?n?ralement l’utilisation de ce num?ro.
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