Un numéro de paie est une information spécifique utilisée dans le système de paie d’une entreprise. Le numéro permet à une entreprise de suivre les employés en utilisant le numéro plutôt qu’un nom ou un autre identifiant. Il s’agit généralement d’une information interne que l’entreprise crée à l’aide de son logiciel de paie. L’entreprise peut créer sa propre combinaison de lettres et de chiffres ou autoriser le logiciel à créer lui-même des chiffres. La création d’un numéro doit inclure des chiffres qui permettent à l’entreprise de différencier les employés en fonction du numéro seul.
La plupart des services ou logiciels de paie permettent à une entreprise de créer son propre numéro de paie pour chaque employé. En raison de cette flexibilité, une entreprise devrait envisager d’utiliser un préfixe descriptif pour chaque groupe d’employés. Une option, par exemple, consiste à utiliser trois chiffres ou lettres pour définir le département. Les lettres ACC ou les chiffres 200 peuvent représenter le service comptable ; PRO ou 300 peut être le département de production. Des sous-groupes peuvent également exister dans ces catégories si l’entreprise décide d’utiliser un numéro.
Une fois qu’une entreprise décide du préfixe du numéro de paie, les numéros restants tombent généralement dans l’ordre. Par exemple, ACC00001 peut être le point de départ des numéros de paie dans le service comptable. La seconde moitié du numéro peut contenir autant de chiffres que nécessaire pour couvrir tous les employés du département. Chaque numéro pour tous les départements a généralement la même combinaison de lettres et de chiffres. Avoir la même taille de combinaison est nécessaire pour éviter de confondre le système de paie.
Le service des ressources humaines est souvent responsable de la création de ce numéro. Dans certains cas, le service des ressources humaines peut avoir besoin de l’approbation du propriétaire ou de la direction générale lors de l’attribution des numéros. Cela permet aux propriétaires et aux dirigeants d’avoir leur mot à dire sur les informations contenues dans la paie. La haute direction peut également avoir son mot à dire sur la façon de créer des numéros ou de les utiliser dans l’entreprise. L’approbation peut également être nécessaire si l’entreprise met en place un nouveau service dans le système de paie.
Une entreprise qui utilise un service d’externalisation de la paie peut ne pas avoir besoin de créer un numéro de paie. L’entreprise sous-traitante le fera elle-même en fonction de son système de paie. Les entreprises entrent simplement un numéro de paie qui correspond au numéro de paie de l’entreprise sous-traitante. Le service de paie gère la majeure partie des tâches de paie, en leur donnant la possibilité et la liberté de créer des numéros de paie. Toute correspondance et information concernant un employé nécessite généralement l’utilisation de ce numéro.