Un dépôt direct de la paie est une procédure qui permet à un employeur de transférer électroniquement la paie nette d’un employé sur un ou plusieurs comptes bancaires. L’utilisation de ce processus pour rémunérer les employés pour leur travail permet de simplifier la paperasse et élimine la nécessité pour l’employé de trouver une opportunité de déposer manuellement le chèque de paie. L’utilisation du dépôt direct de la paie est devenue plus courante ces dernières années et est particulièrement populaire auprès des entreprises qui choisissent d’externaliser les tâches de paie à un fournisseur.
Le recours à la stratégie de dépôt direct pour fournir les salaires et traitements aux employés est rendu plus simple par l’utilisation de la technologie Internet. Les petites entreprises qui passent un contrat avec un fournisseur de services de paie sont normalement en mesure de télécharger des informations sur la paie à venir un jour donné de la semaine. Le service de paie gère le calcul des retenues à la source, des primes d’assurance ou d’autres déductions et publie un rapport en ligne de la structure finale de l’activité de paie pour cette période de paie.
En associant les informations bancaires à chaque compte d’employé dans le programme de paie, il est possible pour le service de dépôt direct de la paie de répartir la paie nette entre plusieurs comptes. Il n’est pas rare que les employés fournissent des numéros de compte d’épargne ainsi que des comptes courants. En supposant que le service de paie reçoive les données de paie en temps opportun, le service exécute des dépôts électroniques pour chaque employé l’après-midi avant le jour de paie officiel. Cela permet aux banques de comptabiliser les dépôts sur les comptes le jour de la paie. À leur tour, les employés peuvent utiliser ces fonds avant la fermeture des bureaux à la date de publication.
De nombreux services qui supervisent les fonctions de paie fournissent à chaque employé un accès en ligne à son historique de paie pour l’année en cours. Le détail comprend le salaire brut gagné au cours de chaque période, ainsi qu’une ventilation de toutes les retenues à la source et le montant du salaire net affiché sur chaque compte bancaire répertorié dans la base de données pour cet employé. Il n’est pas rare qu’un service de dépôt direct de la paie fournisse à l’employé un reçu papier pour chaque période de paie qui reflète tout type d’activité lucrative.
Un certain nombre de logiciels de paie permettent également aux employeurs qui gèrent les fonctions de paie en interne de mettre en place des transferts électroniques de la paie nette vers les comptes bancaires associés à chaque dossier d’employé. Comme les services de paie, ces logiciels lancent généralement le dépôt direct de la paie l’après-midi avant la date de paie, ce qui permet aux fonds d’être affichés le jour de paie réel. Le logiciel gère également le processus de génération de reçus papier pour chaque employé, ainsi que la création de rapports de paie qui peuvent être imprimés quand et au besoin.