Les rapports de paie sont des documents officiels d’une entreprise qui répertorient des informations sur l’argent versé à chaque employé. Les entreprises sont légalement tenues de préparer ces rapports, avec des informations spécifiques sur chacun. Les meilleurs conseils pour créer des rapports de paie incluent l’examen des lois sur la paie en vigueur, la mise en place d’un système pour créer des rapports en double et la réalisation d’audits périodiques pour assurer la conformité. Les entreprises ont souvent deux types de documents de paie. L’un va à l’employé comme talon de paie, et l’autre reste avec les documents internes de l’entreprise à des fins de tenue de dossiers.
Les lois actuelles sur la paie dictent les informations qu’une entreprise présente sur ses talons de paie et ses rapports de paie. Cela peut inclure des informations sur les charges sociales, les avantages sociaux et les saisies-arrêts déduits du chèque de l’employé. D’autres informations peuvent inclure les dates des périodes de paie ou des montants distincts pour le salaire, les salaires et les heures supplémentaires. Encore une fois, ces informations proviennent souvent de règles ou d’autres réglementations des gouvernements nationaux, régionaux ou locaux.
Un système est généralement nécessaire pour maintenir les rapports de paie. Les entreprises préparent souvent ces rapports au moins une fois par mois, donc l’utilisation d’un système garantit que les rapports d’information restent constants. Ce système garantit également que l’entreprise n’omet aucune information d’une période à l’autre. Les logiciels de paie sont plus répandus dans les entreprises, leur offrant des options pour créer et maintenir un système. L’utilisation d’un logiciel de paie permet également un système de reporting centralisé dans lequel un emplacement peut traiter l’ensemble des rapports de paie d’une entreprise.
Les audits sont généralement nécessaires pour s’assurer qu’une entreprise respecte toutes les règles de paie externes et internes. Dans la plupart des cas, une entreprise peut utiliser deux types d’audit sur ses rapports et son système de paie : interne et externe. Les audits internes utilisent les propres employés d’une entreprise pour effectuer un examen du système de paie. Cet audit est uniquement à des fins de gestion. Le deuxième type d’audit, externe, nécessite le recours à une troisième société et s’adresse principalement aux parties prenantes extérieures à l’entreprise.
Suivre les meilleurs conseils pour les rapports de paie est généralement un processus continu. Les lois et réglementations changeront, obligeant l’entreprise à modifier son système de rapports et d’audits. Par exemple, les sociétés cotées en bourse devront souvent se soumettre à de nombreux audits chaque année. Un système de paie nécessite des rapports et une gestion actifs, de sorte qu’une entreprise peut sélectionner des personnes spécifiques pour surveiller ce système. Ces employés proviendront souvent des services de paie et de comptabilité, en fonction des niveaux de dotation et des procédures de l’entreprise.
SmartAsset.