Pour devenir agent administratif, quatre ensembles de compétences sont généralement requis : communication, logiciels, organisation et relations interpersonnelles. Un agent administratif a une gamme de responsabilités, généralement axées sur les opérations de l’entreprise ou de l’organisation. Ce type de poste se retrouve dans les grandes organisations, avec plusieurs niveaux d’administration et de gestion. Les personnes qui déclarent la plus grande satisfaction à travailler comme agent administratif aiment généralement travailler avec les gens et gérer plusieurs tâches.
La plupart des gens obtiennent un diplôme en administration ou en gestion des affaires afin de devenir agent administratif. Ces programmes sont offerts au niveau collégial et universitaire. Les programmes des collèges communautaires durent généralement de un à deux ans, et un diplôme universitaire dure de trois à quatre ans. Le principal avantage d’un programme collégial est l’accent mis sur le développement de compétences pratiques, tandis qu’un programme de formation universitaire est généralement de nature plus théorique.
Les compétences en communication sont essentielles pour quiconque souhaite obtenir un emploi en tant qu’agent administratif. Les candidats doivent généralement être capables d’écrire pour un large éventail de publics différents, en fournissant des instructions et des lignes directrices claires pour les autres. Les compétences en communication orale sont une partie importante de toute relation d’affaires, et l’agent administratif est un élément essentiel de la stratégie de communication.
Les logiciels de productivité Office sont généralement requis pour presque toutes les tâches qu’un agent administratif effectue. Il ou elle doit avoir des compétences de niveau expert dans les outils utilisés par l’organisation. Il peut être très important de maintenir ces compétences à jour en suivant des cours de mise à niveau lorsqu’une nouvelle version du logiciel est publiée. La dactylographie et d’autres compétences technologiques peuvent être acquises grâce à un programme d’autoformation, mais la plupart des gens acquièrent ces compétences dans un programme de formation collégiale.
Une fois que vous devenez agent administratif, les compétences organisationnelles deviennent très importantes. Dans la plupart des organisations, l’agent administratif est impliqué dans certains aspects de chaque grand projet ou initiative. Il est essentiel de travailler avec des priorités contradictoires et d’accomplir des tâches pour une gamme de projets différents. Dans la plupart des entreprises, l’agent administratif est également essentiel pour fournir des services organisationnels à la haute direction.
Les compétences interpersonnelles nécessaires pour devenir agent administratif comprennent la gestion des conflits, l’affirmation de soi et la discipline personnelle. La capacité de travailler avec des personnes dans une gamme de postes différents est généralement très importante. De plus, ce poste comporte souvent une exigence de confidentialité en raison de la nature des documents que l’agent administratif doit examiner. La discrétion personnelle et le tact sont très importants pour toute personne occupant ce poste.