Un assistant administratif a bon nombre des mêmes tâches qu’une secrétaire, notamment la dactylographie, le classement, la réponse au téléphone et la prise de notes lors des réunions. En plus de cela, il ou elle peut également superviser la logistique d’un bureau, collaborer avec les superviseurs sur des projets importants et superviser les secrétaires. Bien qu’il y ait peu d’éducation formelle requise pour travailler dans ce poste, les assistants de direction ou ceux qui travaillent dans des domaines spécialisés peuvent avoir besoin d’une formation supplémentaire.
Devoirs
Les tâches d’un assistant administratif vont souvent bien au-delà des tâches de secrétariat et incluent la gestion des tâches logistiques pour le bureau, comme la commande de fournitures, la gestion du courrier et des documents entrant et sortant de l’entreprise et la coordination des horaires des personnes. Dans de nombreux cas, il est une source d’information auprès du public et, à ce titre, agit parfois comme le visage de l’entreprise. Certains assistants principaux supervisent également les assistants ou secrétaires subalternes, auquel cas ils peuvent avoir besoin de faire des rapports de performance ou des présentations périodiques. De nombreuses personnes occupant ce poste contribuent également à la formation du nouveau personnel, en particulier s’il s’agit de tâches administratives. Un assistant administratif a également besoin de connaissances pratiques, telles que la façon de travailler avec une variété d’équipements de bureau.
Ensemble de compétences
Les personnes qui occupent ce poste doivent être extrêmement douées pour les détails et capables de gérer de nombreuses tâches simultanément, car elles sont souvent responsables des horaires de plusieurs personnes et peuvent superviser l’avancement de plusieurs projets à la fois. Ils doivent également être bons avec les gens, car le travail nécessite beaucoup d’interaction avec les gens du bureau ainsi qu’avec les clients. Être capable de juger et de travailler de manière autonome est également une partie importante du travail, car l’assistant administratif est la personne qui est susceptible de savoir quels documents sont importants et lesquels peuvent être jetés, quels e-mails peuvent être traités au bureau niveau et qui doivent être transmis à la haute direction, et comment travailler la chaîne de commandement pour faire avancer les choses. En plus de tout cela, les assistants administratifs doivent être articulés, bons en rédaction et bons avec la technologie, car ils sont souvent tenus de répondre au courrier, de relire des documents et de travailler avec des bases de données.
Spécialités
Les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans un département spécifique d’une organisation, comme les ressources humaines ou l’informatique, bien que cela soit plus courant dans les grandes organisations. Les assistants administratifs exécutifs ne travaillent qu’avec la haute direction d’une entreprise. Ils peuvent être responsables d’un groupe de personnes ou ne travailler qu’avec une seule. Dans les deux cas, l’assistant est chargé de contrôler l’accès aux cadres, d’organiser les voyages et les conférences et d’interagir avec les fournisseurs, les cadres d’autres entreprises et les membres du conseil d’administration, en plus des tâches administratives habituelles. De manière générale, plus le cadre est élevé, plus l’assistant a besoin de compétences et d’expérience.
De plus, les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans certains domaines, comme la médecine ou le droit. En plus des tâches normales associées à ce poste, il ou elle effectue également des tâches spécifiquement liées à ce domaine. Par exemple, un assistant juridique peut également rechercher des précédents juridiques et aider à préparer des briefings, tandis qu’un assistant médical doit généralement connaître la facturation des assurances ou les procédures de laboratoire. Certaines personnes font également ce travail à domicile par téléphone et Internet, auquel cas elles sont appelées assistantes administratives virtuelles.
Formation
Dans de nombreux cas, une personne peut commencer à travailler dans ce travail avec un diplôme d’études secondaires et une formation en affaires et en informatique. Pour les postes spécialisés, comme dans un cabinet médical ou juridique, elle doit connaître le vocabulaire spécifique à ce poste. Un certificat d’un programme de formation, un diplôme d’associé ou une certification délivrée par une organisation reconnue peuvent tous aider lorsqu’il s’agit d’être embauché ou promu.