Un assistant administratif a bon nombre des m?mes t?ches qu’une secr?taire, notamment la dactylographie, le classement, la r?ponse au t?l?phone et la prise de notes lors des r?unions. En plus de cela, il ou elle peut ?galement superviser la logistique d’un bureau, collaborer avec les superviseurs sur des projets importants et superviser les secr?taires. Bien qu’il y ait peu d’?ducation formelle requise pour travailler dans ce poste, les assistants de direction ou ceux qui travaillent dans des domaines sp?cialis?s peuvent avoir besoin d’une formation suppl?mentaire.
Devoirs
Les t?ches d’un assistant administratif vont souvent bien au-del? des t?ches de secr?tariat et incluent la gestion des t?ches logistiques pour le bureau, comme la commande de fournitures, la gestion du courrier et des documents entrant et sortant de l’entreprise et la coordination des horaires des personnes. Dans de nombreux cas, il est une source d’information aupr?s du public et, ? ce titre, agit parfois comme le visage de l’entreprise. Certains assistants principaux supervisent ?galement les assistants ou secr?taires subalternes, auquel cas ils peuvent avoir besoin de faire des rapports de performance ou des pr?sentations p?riodiques. De nombreuses personnes occupant ce poste contribuent ?galement ? la formation du nouveau personnel, en particulier s’il s’agit de t?ches administratives. Un assistant administratif a ?galement besoin de connaissances pratiques, telles que la fa?on de travailler avec une vari?t? d’?quipements de bureau.
Ensemble de comp?tences
Les personnes qui occupent ce poste doivent ?tre extr?mement dou?es pour les d?tails et capables de g?rer de nombreuses t?ches simultan?ment, car elles sont souvent responsables des horaires de plusieurs personnes et peuvent superviser l’avancement de plusieurs projets ? la fois. Ils doivent ?galement ?tre bons avec les gens, car le travail n?cessite beaucoup d’interaction avec les gens du bureau ainsi qu’avec les clients. ?tre capable de juger et de travailler de mani?re autonome est ?galement une partie importante du travail, car l’assistant administratif est la personne qui est susceptible de savoir quels documents sont importants et lesquels peuvent ?tre jet?s, quels e-mails peuvent ?tre trait?s au bureau niveau et qui doivent ?tre transmis ? la haute direction, et comment travailler la cha?ne de commandement pour faire avancer les choses. En plus de tout cela, les assistants administratifs doivent ?tre articul?s, bons en r?daction et bons avec la technologie, car ils sont souvent tenus de r?pondre au courrier, de relire des documents et de travailler avec des bases de donn?es.
Sp?cialit?s
Les assistants administratifs peuvent se sp?cialiser dans un d?partement sp?cifique d’une organisation, comme les ressources humaines ou l’informatique, bien que cela soit plus courant dans les grandes organisations. Les assistants administratifs ex?cutifs ne travaillent qu’avec la haute direction d’une entreprise. Ils peuvent ?tre responsables d’un groupe de personnes ou ne travailler qu’avec une seule. Dans les deux cas, l’assistant est charg? de contr?ler l’acc?s aux cadres, d’organiser les voyages et les conf?rences et d’interagir avec les fournisseurs, les cadres d’autres entreprises et les membres du conseil d’administration, en plus des t?ches administratives habituelles. De mani?re g?n?rale, plus le cadre est ?lev?, plus l’assistant a besoin de comp?tences et d’exp?rience.
De plus, les assistants administratifs peuvent se sp?cialiser dans certains domaines, comme la m?decine ou le droit. En plus des t?ches normales associ?es ? ce poste, il ou elle effectue ?galement des t?ches sp?cifiquement li?es ? ce domaine. Par exemple, un assistant juridique peut ?galement rechercher des pr?c?dents juridiques et aider ? pr?parer des briefings, tandis qu’un assistant m?dical doit g?n?ralement conna?tre la facturation des assurances ou les proc?dures de laboratoire. Certaines personnes font ?galement ce travail ? domicile par t?l?phone et Internet, auquel cas elles sont appel?es assistantes administratives virtuelles.
Formation
Dans de nombreux cas, une personne peut commencer ? travailler dans ce travail avec un dipl?me d’?tudes secondaires et une formation en affaires et en informatique. Pour les postes sp?cialis?s, comme dans un cabinet m?dical ou juridique, elle doit conna?tre le vocabulaire sp?cifique ? ce poste. Un certificat d’un programme de formation, un dipl?me d’associ? ou une certification d?livr?e par une organisation reconnue peuvent tous aider lorsqu’il s’agit d’?tre embauch? ou promu.