Un communiqué de presse est destiné à transmettre des informations sur un événement à venir ou en cours ou à faire une autre sorte de déclaration aux médias. Lorsque vous rédigez un communiqué de presse, gardez à l’esprit que de nombreuses sources médiatiques reçoivent un grand nombre de communiqués de presse chaque jour, il est donc important de garder les informations concises, intéressantes et exactes. Le communiqué de presse est un crochet, et un communiqué factuel bien écrit générera une publicité positive. Lors de la rédaction d’un communiqué de presse, c’est une excellente idée de se frayer un chemin dans l’esprit d’un journaliste, en s’assurant que les informations pertinentes sont clairement décrites d’une manière qui n’est pas excessivement promotionnelle.
Les règles générales de mise en forme d’un communiqué de presse incluent l’utilisation d’une police de caractères claire et lisible, telle que Times New Roman ou Arial, sa taille appropriée et son double interligne. Le « COMMUNIQUÉ DE PRESSE » doit être centré et écrit en gras en haut du document afin qu’un simple coup d’œil révèle la nature de la communication. Un communiqué de presse doit toujours être envoyé sur du papier à en-tête de l’entreprise, avec les coordonnées indiquées en haut et en bas. Si un en-tête d’entreprise n’est pas disponible, un logo d’entreprise doit être ajouté afin que le document soit clairement une communication officielle. Les communiqués de presse doivent toujours être vérifiés pour les fautes d’orthographe et de grammaire afin de s’assurer qu’ils font une impression positive sur le destinataire.
Un communiqué de presse présente des morceaux d’information d’une manière facilement accessible. Le communiqué de presse doit commencer par un bref en-tête, un peu comme le titre d’un journal. L’en-tête est l’occasion de saisir le journaliste et de piquer son intérêt pour le reste du contenu. Soyez bref, informatif et intéressant. « Rencontrez le célèbre auteur Howard Zinn lors d’un cocktail le 16 décembre » n’est pas un bon titre, car il est trop verbeux ; « Vous êtes invité à une réception avec Howard Zinn » est mieux.
Après l’en-tête, le premier paragraphe doit détailler rapidement qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment du communiqué de presse. Cette partie du communiqué de presse est la section appropriée dans notre exemple pour détailler que l’événement est un cocktail dans la bibliothèque Hoover le mardi à 7h00 Attirer l’intérêt du lecteur pour qu’il soit intéressé plus en détail, inclus dans le deuxième paragraphe. Dans notre exemple, le deuxième paragraphe peut détailler les informations d’identification de Howard Zinn, la raison de la réception et d’autres détails qui étoffent le rapport. Enfin, terminez par un bref paragraphe qui conclut le communiqué et réitère les informations pertinentes.