Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles une personne peut avoir besoin de rédiger une lettre d’exemption. Par exemple, il peut être nécessaire d’expliquer pourquoi un contribuable est exonéré du paiement de certains impôts locaux, étatiques ou fédéraux. En outre, une telle lettre peut être nécessaire pour faire valoir légalement une exemption des vaccinations légalement requises ou d’autres exigences légales auxquelles une personne a une raison valable de non-respect. Bien que chaque situation puisse exiger des informations légèrement différentes, le format d’une lettre d’exemption sera en grande partie le même quelle que soit son utilisation prévue. La lettre doit inclure des informations d’identification de base, une explication de l’obligation légale et la raison de l’exemption, et indiquer clairement que l’auteur réclame l’exemption.
Lors de la rédaction d’une lettre d’exemption, la première étape consiste à s’assurer que la correspondance est adressée à la personne ou à l’agence appropriée. Les agences fiscales, par exemple, peuvent avoir de nombreux bureaux et adresses différents qui reçoivent la correspondance des contribuables. Un simple coup de téléphone devrait obtenir la bonne adresse postale et le nom de la personne à qui la lettre doit être adressée, le cas échéant.
La lettre elle-même doit contenir les informations pertinentes de l’auteur, si ce n’est sur du papier à en-tête, comme le nom, l’adresse et l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone. Après l’avoir correctement traitée, la lettre doit indiquer à quoi elle fait référence, par exemple «exemption de la taxe de vente» ou «exemption de vaccination». Un numéro d’identification de contribuable ou un numéro de sécurité sociale doit également être fourni afin que le bénéficiaire sache quels dossiers sont concernés par l’exonération.
Dans le corps d’une lettre d’exemption, l’auteur doit indiquer quelle est l’obligation légale à laquelle il ou elle demande une exemption. Par exemple, si l’obligation légale est de payer la taxe de vente, alors l’auteur de la lettre doit reconnaître que cette obligation fait l’objet de la lettre et, par conséquent, de l’exonération. Après avoir indiqué ce qu’est l’obligation légale, l’écrivain doit expliquer pourquoi il a droit à une exemption de l’obligation. Si possible, l’auteur doit inclure une référence à une source légale qui lui donne droit à l’exemption.
En plus d’expliquer l’obligation légale et la raison pour laquelle l’écrivain croit qu’il a droit à l’exemption, la lettre doit clairement indiquer que l’écrivain réclame l’exemption. Si l’exemption est pour un mineur, comme dans le cas de l’obligation de vacciner, alors l’écrivain doit inclure le nom de l’enfant, la relation avec l’enfant, et faire valoir l’exemption parentale pour des raisons religieuses, par exemple. Le fait de déclarer l’exemption dans une phrase simple à la fin de la lettre devrait indiquer clairement au lecteur que l’auteur réclame l’exemption.