Les entreprises ont généralement une assemblée générale annuelle, ou AGA, une fois par an. À l’occasion, il est nécessaire d’avoir une autre réunion en dehors de l’assemblée générale annuelle. Une assemblée générale extraordinaire, appelée AGE, est toute assemblée tenue par une société autre que l’assemblée générale annuelle.
Les assemblées générales annuelles sont requises par la loi dans de nombreux pays pour les sociétés qui négocient leurs actions en bourse. La date de l’AGA peut changer d’année en année, mais généralement pas plus de 15 mois ne peuvent s’écouler entre elles. Les objectifs de l’AGA comprennent l’élection des administrateurs, la présentation et l’approbation des comptes audités et les discussions sur les activités passées et futures de la société.
Contrairement aux assemblées générales annuelles, les assemblées générales extraordinaires sont rares. Une EGM a lieu lorsqu’un problème survient qui est trop pressant pour attendre la prochaine AGA à traiter. Des assemblées générales extraordinaires, parfois appelées assemblées générales d’urgence ou assemblées générales spéciales, sont requises par la loi dans certains pays si l’actif net d’une société tombe en dessous d’un certain seuil. Aux États-Unis, ce montant correspond à la moitié de la valeur de son capital social appelé.
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par des administrateurs, des actionnaires ou des commissaires aux comptes. Pour convoquer une assemblée générale extraordinaire, les actionnaires doivent posséder un certain pourcentage des droits de vote. Aux États-Unis, les actionnaires doivent disposer d’au moins dix pour cent des droits de vote pour convoquer une AGE. Les auditeurs sortants ont également la possibilité de convoquer une assemblée générale extraordinaire, mais cela est extrêmement rare.
L’objet d’une assemblée générale extraordinaire dépend des circonstances. Des assemblées générales d’urgence peuvent être convoquées pour élire un nouveau conseil d’administration. Ils peuvent également se réunir pour approuver une augmentation de capital ou une modification des statuts de la société.
Une fois qu’une assemblée générale extraordinaire est proposée, un avis doit être envoyé à tous les actionnaires existants les alertant de l’heure, de la date et du lieu de l’assemblée. Les avis donnent généralement 21 jours ou plus de préavis de la réunion pour permettre aux actionnaires de planifier en conséquence. L’avis alerte également les actionnaires sur les questions à traiter lors de l’assemblée. Si un actionnaire n’est pas en mesure de se présenter à l’assemblée, une procuration peut être assignée.
Les assemblées générales extraordinaires sont généralement organisées de la même manière qu’une assemblée générale annuelle. Il y a un ordre du jour fixe suivi et un président qui dirige la réunion. Une assemblée générale extraordinaire peut être plus courte qu’une assemblée générale annuelle selon la cause de la convocation de l’assemblée.