Un administrateur des dossiers médicaux est chargé de superviser les systèmes de dossiers médicaux d’un hôpital, d’une clinique ou d’un centre médical. Cela peut inclure la gestion d’un personnel qui effectue un certain nombre de tâches pour s’assurer que les dossiers médicaux sont sécurisés et conservés conformément à toutes les normes ou réglementations applicables. Les administrateurs doivent planifier et diriger le travail des membres du personnel et fournir toute formation nécessaire. Le type de tenue des dossiers médicaux et les systèmes utilisés sont souvent déterminés par l’administrateur. Un administrateur de dossiers médicaux doit être en mesure d’entretenir de bonnes relations de travail avec les avocats, le personnel juridique, les représentants des agences gouvernementales et d’autres professionnels afin d’assurer le paiement.
L’un des aspects les plus importants de ce poste est la planification, la direction et l’évaluation des activités du personnel des dossiers médicaux. Un administrateur des dossiers médicaux interrogera généralement des personnes pour combler divers postes ou formuler des recommandations sur l’embauche de personnel. Fournir des conseils ou prendre des mesures disciplinaires fait également partie des responsabilités quotidiennes de ce travail. L’administrateur peut également former les membres du personnel à accomplir leurs tâches particulières et aux nombreuses réglementations concernant la tenue des dossiers médicaux, la confidentialité, la conservation, le traitement et la diffusion des dossiers.
Une autre responsabilité d’un administrateur de dossiers médicaux est la formulation de procédures et de politiques appropriées concernant le contenu, la confidentialité et le traitement des dossiers médicaux. Cela peut nécessiter l’utilisation d’un système d’archivage numérique ou automatisé des dossiers médicaux, la préparation de rapports de synthèse pour la gestion et la formulation de procédures concernant la conservation des dossiers médicaux fournis par les prestataires de soins gérés. Un administrateur de dossiers médicaux peut également choisir des fournisseurs de services externes qui sont nécessaires pour la copie et la transcription des dossiers médicaux et s’assurer que ces fournisseurs se conforment aux réglementations concernant la confidentialité des informations des patients. Afin de rester au courant des dernières méthodes et réglementations applicables aux dossiers médicaux, un administrateur peut également avoir besoin de suivre une formation continue et de conserver ses informations d’identification en tant qu’administrateur d’informations de santé enregistré.
Un administrateur de dossiers médicaux doit être capable de comprendre et d’interpréter les lois et réglementations applicables concernant les méthodes de traitement et la confidentialité. Les administrateurs doivent être en mesure de traiter régulièrement avec des avocats, des représentants du gouvernement, des pairs professionnels et même le grand public. Cela nécessite qu’un administrateur soit capable de communiquer efficacement avec de nombreuses personnes différentes. L’une des plus grandes responsabilités de ce travail est d’assurer la confidentialité des informations contenues dans le médical. Le respect des réglementations légales concernant les dossiers médicaux garantit le paiement ou le remboursement correct et en temps voulu des frais et honoraires par les tiers payeurs.