Un administrateur d’informations sur la santé a quatre domaines de responsabilité principaux : la création de procédures de saisie de données, la gestion de l’intégrité des données, la sécurité du système et l’analyse des données. Un administrateur de l’information sur la santé ou un gestionnaire de l’information sur la santé est formé pour tenir les dossiers médicaux des patients. Les administrateurs de l’information sur la santé sont employés dans les hôpitaux, les établissements de soins de santé et les compagnies d’assurance. Dans un service d’informations de santé ou de dossiers de santé standard, l’administrateur d’informations de santé dispose de plusieurs techniciens d’informations de santé qui sont responsables de la saisie des données et de l’exécution des analyses de routine.
Les informations conservées par un administrateur de l’information sur la santé sont utilisées pour analyser les coûts et prendre des décisions sur les tendances en matière de santé, la dotation en personnel et l’achat d’équipement. Les informations doivent être exactes, fiables et sécurisées, en raison de la confidentialité du patient. Il existe un large éventail de systèmes d’information sur la santé disponibles sur le marché. Il n’est pas rare que l’administrateur de l’information sur la santé travaille en étroite collaboration avec le personnel de soutien des systèmes pour créer de nouveaux rapports et améliorer les fonctionnalités afin de répondre à des besoins uniques.
Les procédures de saisie des données sont les règles et les étapes suivies par les techniciens de l’information sanitaire lors de la saisie des informations dans le système d’information sanitaire. Ces procédures sont utilisées pour réduire le risque d’erreur de saisie des données, assurer l’utilisation cohérente de codes spécifiques pour correspondre aux informations réelles et fournir la base de tous les futurs rapports. La création et la maintenance de ces règles déterminent la qualité globale des données et ont un impact direct sur la convivialité de l’information.
L’intégrité des données est une fonction importante qui est gérée avec une combinaison de processus métier et de règles système. Les règles de processus métier définissent quelles informations sont enregistrées et comment. La documentation source pour la saisie des données doit être définie et utilisée de manière cohérente par tous les techniciens de l’information sur la santé. Les systèmes informatiques peuvent être programmés pour garantir que toutes les saisies de données respectent certaines règles concernant le nombre de caractères, les regroupements numériques ou les contrôles pour la saisie de données en double. La combinaison de ces fonctions fournira un certain degré de contrôle sur la qualité des données saisies dans le système.
Les dossiers médicaux contiennent des informations personnelles sur le patient, telles que l’âge, le sexe, les procédures exactes effectuées, les tests commandés, le nom et la spécialité du médecin et les médicaments sur ordonnance. Toutes ces informations sont hautement confidentielles. Le niveau de sécurité entourant le système d’information de santé est critique. Alors que la sécurité physique relève généralement de la responsabilité du personnel informatique, l’administrateur est chargé de contrôler à la fois les personnes qui y ont accès et les fonctions exactes qu’elles peuvent exécuter. De nombreux systèmes d’information sur la santé ont des pistes d’audit pour suivre le nom du membre du personnel qui a accédé au dossier de chaque patient et quand.
La dernière responsabilité de l’administrateur de l’information sur la santé est l’analyse des rapports du système. Ils sont chargés de fournir des rapports précis et complets à la haute direction sur les coûts, l’activité, les données démographiques des patients et d’autres informations, le cas échéant. Il s’agit d’une fonction essentielle pour une prise de décision efficace dans le cadre de l’hôpital et de la compagnie d’assurance.