Un administrateur général est également connu comme un chef de bureau ou un assistant administratif. Bien que les descriptions de poste varient quelque peu selon l’entreprise, l’administrateur général peut être chargé de gérer toute la correspondance, de répondre aux lignes téléphoniques, de prendre des messages, de préparer des rapports et d’autres tâches générales de bureau. Dans certains cas, les administrateurs généraux peuvent avoir besoin d’une formation spécialisée pour effectuer certaines de ces tâches dans des environnements de bureau hautement techniques. Le terme est le plus couramment utilisé pour les emplois de bureau dans les pays anglophones en dehors de l’Amérique du Nord.
L’une des principales responsabilités d’un administrateur général est de gérer toute la correspondance, non seulement de vérifier le courrier entrant et de s’assurer qu’il parvient à la personne appropriée, mais également de taper la correspondance pour le courrier sortant. Certains administrateurs généraux peuvent devoir se rendre au bureau de poste pour ramasser le courrier, mais souvent le courrier est livré à un emplacement central dans un bureau pour une distribution ultérieure. Ce devoir est d’une importance vitale pour de nombreuses entreprises, qui pourraient avoir des offres ou d’autres documents qui doivent être examinés dans des délais serrés.
Dans certains environnements de bureau, un administrateur général est chargé de préparer des rapports sur diverses plates-formes logicielles. Par conséquent, ces postes nécessitent une bonne compréhension des logiciels de bureautique, y compris les produits utilisés pour le traitement de texte, les tableurs et les présentations de diapositives. Souvent, l’administrateur général est chargé de prendre les informations brutes et de les mettre dans un format attrayant et présentable. Un superviseur approuvera généralement le produit fini avant qu’il ne soit envoyé.
Avec l’avènement des extensions directes et de la messagerie vocale, le travail d’un administrateur général concernant la réponse et le transfert des appels téléphoniques est quelque peu diminué dans la plupart des bureaux. Il y a des moments, cependant, où l’employé peut être appelé à répondre au téléphone pour le patron ou d’autres cadres. Certains dossiers peuvent ne pas pouvoir attendre et il appartient à l’administrateur de comprendre la situation et de proposer une réponse appropriée. De plus, certains cadres préfèrent qu’une personne de la réception filtre les appels téléphoniques avant de les envoyer.
Une autre manière dont les administrateurs généraux peuvent offrir un soutien administratif est la gestion de bases de données. Par exemple, si l’entreprise a des adhésions ou doit tenir une liste de ventes, il s’agit d’une obligation qui peut incomber à l’administrateur général. Il appartient à cette personne de s’assurer que la base de données ne contient pas d’informations périmées afin de maintenir un contact fiable avec les clients.
Dans certains bureaux, l’administrateur général est également chargé d’établir et de tenir à jour l’horaire d’un ou plusieurs cadres. Dans cette situation, l’administrateur organisera des réunions, confirmera les rendez-vous et essaiera autant que possible de respecter l’horaire prévu. Cela peut également inclure l’organisation de plans de voyage.