Un administrateur g?n?ral est ?galement connu comme un chef de bureau ou un assistant administratif. Bien que les descriptions de poste varient quelque peu selon l’entreprise, l’administrateur g?n?ral peut ?tre charg? de g?rer toute la correspondance, de r?pondre aux lignes t?l?phoniques, de prendre des messages, de pr?parer des rapports et d’autres t?ches g?n?rales de bureau. Dans certains cas, les administrateurs g?n?raux peuvent avoir besoin d’une formation sp?cialis?e pour effectuer certaines de ces t?ches dans des environnements de bureau hautement techniques. Le terme est le plus couramment utilis? pour les emplois de bureau dans les pays anglophones en dehors de l’Am?rique du Nord.
L’une des principales responsabilit?s d’un administrateur g?n?ral est de g?rer toute la correspondance, non seulement de v?rifier le courrier entrant et de s’assurer qu’il parvient ? la personne appropri?e, mais ?galement de taper la correspondance pour le courrier sortant. Certains administrateurs g?n?raux peuvent devoir se rendre au bureau de poste pour ramasser le courrier, mais souvent le courrier est livr? ? un emplacement central dans un bureau pour une distribution ult?rieure. Ce devoir est d’une importance vitale pour de nombreuses entreprises, qui pourraient avoir des offres ou d’autres documents qui doivent ?tre examin?s dans des d?lais serr?s.
Dans certains environnements de bureau, un administrateur g?n?ral est charg? de pr?parer des rapports sur diverses plates-formes logicielles. Par cons?quent, ces postes n?cessitent une bonne compr?hension des logiciels de bureautique, y compris les produits utilis?s pour le traitement de texte, les tableurs et les pr?sentations de diapositives. Souvent, l’administrateur g?n?ral est charg? de prendre les informations brutes et de les mettre dans un format attrayant et pr?sentable. Un superviseur approuvera g?n?ralement le produit fini avant qu’il ne soit envoy?.
Avec l’av?nement des extensions directes et de la messagerie vocale, le travail d’un administrateur g?n?ral concernant la r?ponse et le transfert des appels t?l?phoniques est quelque peu diminu? dans la plupart des bureaux. Il y a des moments, cependant, o? l’employ? peut ?tre appel? ? r?pondre au t?l?phone pour le patron ou d’autres cadres. Certains dossiers peuvent ne pas pouvoir attendre et il appartient ? l’administrateur de comprendre la situation et de proposer une r?ponse appropri?e. De plus, certains cadres pr?f?rent qu’une personne de la r?ception filtre les appels t?l?phoniques avant de les envoyer.
Une autre mani?re dont les administrateurs g?n?raux peuvent offrir un soutien administratif est la gestion de bases de donn?es. Par exemple, si l’entreprise a des adh?sions ou doit tenir une liste de ventes, il s’agit d’une obligation qui peut incomber ? l’administrateur g?n?ral. Il appartient ? cette personne de s’assurer que la base de donn?es ne contient pas d’informations p?rim?es afin de maintenir un contact fiable avec les clients.
Dans certains bureaux, l’administrateur g?n?ral est ?galement charg? d’?tablir et de tenir ? jour l’horaire d’un ou plusieurs cadres. Dans cette situation, l’administrateur organisera des r?unions, confirmera les rendez-vous et essaiera autant que possible de respecter l’horaire pr?vu. Cela peut ?galement inclure l’organisation de plans de voyage.