Un agent de réception est une personne qui gère les responsabilités des clients dans un établissement hôtelier. Ces types d’agents doivent être professionnels et posséder de solides compétences en communication interpersonnelle. Une aptitude à compter l’argent ainsi que de solides compétences organisationnelles sont également essentielles dans le rôle d’agent de front office. Les agents de réception doivent être flexibles et ponctuels, posséder un sens aigu des responsabilités et être disposés à servir de liaison entre les clients et de nombreux autres départements des établissements hôteliers.
Un devoir important d’un professionnel de la réception est d’enregistrer les invités. Il s’agit essentiellement de louer des chambres au sein de l’établissement, d’affecter des clients à certaines chambres et de promouvoir d’autres services de l’entreprise. Les agents de la réception doivent également répondre aux questions des clients et traiter toute plainte concernant les chambres ou les services. Vérifier les invités de manière rapide et efficace lorsqu’ils sont prêts à partir est en outre une exigence que les agents de front office doivent remplir. Pour cette raison, un agent de front office doit savoir utiliser les équipements de l’industrie tels qu’un lecteur de carte de crédit et une machine à clé électronique.
Les personnes qui travaillent au front office doivent également prendre le temps de communiquer avec les clients. Ils doivent partager des informations avec les clients actuels et potentiels concernant les services de leur organisation et les offres spéciales proposées par l’entreprise. Initier un dialogue amical avec les clients pour établir une relation avec eux est également un élément essentiel pour être un agent de front office efficace.
La gestion de l’argent est également un élément précieux d’un poste de réceptionniste d’entreprise. Les agents qui travaillent au front office sont chargés de collecter les paiements des clients après l’achèvement des services après avoir calculé correctement les factures. Ils doivent en outre s’assurer qu’ils disposent d’un approvisionnement suffisant en espèces pour rendre la monnaie aux clients lorsque cela est nécessaire lors des transactions financières. L’affichage des frais sur les comptes des clients pour des produits et services tels que la nourriture ou le service d’étage est également une obligation de la réception.
Aider à diverses tâches telles que l’assistance à une période de service du petit-déjeuner fait également partie du travail dans la zone avant d’un établissement hôtelier. Les agents de la réception doivent en outre constamment veiller à la sécurité et au bien-être des clients et signaler immédiatement toute situation dangereuse à la direction. Même aider à décorer une salle polyvalente ou une salle de conférence pour des événements spéciaux fait partie de la description de poste d’un agent de réception. De plus, ces agents doivent s’assurer que le hall principal des invités reste bien rangé afin d’accueillir confortablement les invités.