Le front office d’une entreprise est g?n?ralement un brouhaha d’activit?s, quel que soit le type d’organisation. Un employ? de front office est souvent un touche-?-tout, capable de passer rapidement et efficacement d’une t?che ? l’autre. Certains des types de travail de front office les plus courants comprennent le r?le de r?ceptionniste, la tenue de dossiers et de dossiers, le travail de liaison entre les d?partements et la gestion de la paperasse. Des comp?tences en informatique et en service client sont indispensables pour la plupart des types de travail de front office.
?tant donn? que le front office est g?n?ralement la premi?re chose que les clients voient lorsqu’ils entrent dans une entreprise, de bonnes comp?tences en r?ception et en service client sont souvent n?cessaires dans le travail de front office. Les employ?s doivent ?tre en mesure de fournir des informations pr?cises aux visiteurs, tout en ?tant polis et efficaces. Ce type de travail peut ?galement inclure la planification de r?unions entre les employeurs et les clients et la prise en charge des visiteurs VIP avec une attention particuli?re. En plus de s’occuper des clients en personne, les employ?s de la r?ception servent g?n?ralement de point de contact par t?l?phone ou par courrier ?lectronique pour les clients et doivent maintenir de bonnes mani?res dans les deux domaines.
Le classement et la tenue des dossiers sont souvent des ?l?ments importants du travail de front office. Chaque entreprise peut avoir un syst?me de classement papier distinct, ainsi que plusieurs fa?ons de sauvegarder les donn?es informatiques. Les employ?s de la r?ception doivent travailler rapidement pour apprendre et utiliser tous les syst?mes de classement, et peuvent ?tre appel?s ? former de nouveaux employ?s ? l’art et ? la pratique de la tenue de dossiers. P?riodiquement, les employ?s du front office peuvent ?tre impliqu?s dans l’archivage des fichiers ou les d?placer d’un espace de stockage temporaire au bureau vers une zone de stockage permanente hors site.
Un dentiste et une infirmi?re praticienne travaillant dans le m?me cabinet m?dical peuvent ne pas avoir beaucoup de contacts l’un avec l’autre, mais tous deux travaillent probablement en contact ?troit avec le front office. ?tant donn? que le personnel du front office sert souvent de plaque tournante centrale d’une entreprise, une grande partie du travail du front office consiste ? servir de m?diateur ou de communicateur entre des d?partements ind?pendants. Cela peut aider les employ?s du front office ? acqu?rir une connaissance sommaire de ce que chaque service g?re, de sorte que les demandes de renseignements ou les demandes des autres services soient transmises efficacement ? la bonne personne. Aider les diff?rents d?partements ? se coordonner harmonieusement est un moyen important par lequel le travail de front office contribue ? l’efficacit? globale d’une entreprise.
Une grande partie du travail de front office implique la cr?ation, la distribution et la gestion des documents de bureau. En plus des documents g?n?r?s par les clients, tels que les bons de commande, les employ?s du front office sont souvent ?galement charg?s de transmettre les documents entre les bureaux. La familiarit? avec les photocopieuses, les t?l?copieurs, les scanners et les programmes d’infographie est souvent n?cessaire dans les travaux de front office. ?tant donn? que de nombreuses entreprises utilisent des logiciels sp?cifiques ? l’industrie pour cr?er certains types de formulaires et d’enregistrements, les nouveaux travailleurs peuvent passer quelques semaines ? se former simplement pour comprendre la cr?ation et la distribution de documents de bureau.
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