Un agent de voyages d’affaires fournit des conseils de voyage, des recherches et des services de réservation aux clients d’affaires. Ces agents de voyages aident les dirigeants d’entreprise et les employés à planifier leurs voyages d’affaires conformément aux politiques de l’entreprise en matière de voyages, tout en veillant à ce que les voyages d’affaires soient effectués d’une manière qui respecte les horaires des employés et des entreprises tout en réduisant les coûts. L’agent peut travailler en interne pour une entreprise ou peut être accessible au personnel de l’entreprise via un site Web ou une ligne téléphonique dédiée. En plus de faciliter les voyages d’affaires réguliers, un agent de voyages d’affaires peut également aider l’entreprise à organiser des voyages de groupe pour des événements de consolidation d’équipe ou de grandes réunions et conventions parrainées par une entreprise.
De nombreux travailleurs doivent effectuer des voyages d’affaires, certains assez régulièrement. Un agent de voyages d’affaires effectue le travail de recherche de billets d’avion, d’hôtels et de sociétés de location de voitures, puis de réservation de voyage pour l’employé. Cela évite non seulement à l’employé d’avoir à faire des préparatifs de voyage tout en travaillant, mais l’agent peut utiliser son expertise pour obtenir les meilleurs tarifs pour le voyage de l’employé. Cela permet d’éviter les dépenses excessives involontaires par les employés qui peuvent prendre des dispositions de voyage plus coûteuses pour eux-mêmes en raison d’un manque d’informations sur leurs options. Dans les situations où une entreprise a des politiques étendues concernant les voyages des employés, le travail d’un agent de voyages d’entreprise peut aider à prévenir les violations de cette politique en s’assurant que tous les préparatifs de voyage répondent aux critères de voyage d’entreprise.
Dans les situations où une entreprise doit coordonner un voyage de groupe vers un lieu de formation hors site, l’agent de voyages peut rechercher puis réserver les dispositions de voyage nécessaires pour tous ceux qui assisteront à l’événement. Dans certains cas, l’agent de voyages peut également réserver un voyage pour les employés qui ont gagné un voyage en guise d’incitation de l’entreprise. L’agent peut également conserver des dossiers détaillés sur les travailleurs et leurs préférences de voyage, en s’assurant que les employés peuvent recevoir des sièges préférés dans les avions et qu’un employé reçoit un crédit pour les séjours à l’hôtel et les vols via les programmes de fidélisation des fournisseurs.
Obtenir un emploi dans ce domaine consiste souvent à suivre une formation d’agent de voyages appropriée dans la juridiction où une personne souhaite travailler. Selon l’endroit où habite un aspirant agent de voyages, il peut être en mesure de suivre une formation dans une école professionnelle ou de commerce ou même dans un collège communautaire. Dans certains cas, les agents de voyages peuvent être formés sur le tas. L’agent de voyages d’affaires peut également demander une certification spécialisée pour le travail d’agent de voyages d’affaires, ainsi que des certifications de fournisseurs de voyages spécifiques. Elle peut commencer à travailler en tant qu’agent de voyage général par le biais d’une agence ou en tant qu’agent indépendant à domicile. Au fur et à mesure qu’elle ajoute à son expérience, elle pourra peut-être trouver un emploi pour une entreprise de voyages d’affaires ou une entreprise qui a besoin d’un soutien interne en matière de voyages d’affaires.