Un agent enregistré est une personne spécifique qui est désignée pour envoyer et recevoir une variété de documents juridiques pour une entité commerciale. Les lois commerciales varient légèrement d’un endroit à l’autre, mais la fonction générale de l’agent enregistré est assez typique dans la plupart des endroits, y compris les juridictions aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni et en Australie. Si une entreprise est partie à une action en justice, le service de procédure, d’assignation, de plainte, de réponse et d’autres documents juridiques sera généralement envoyé à l’agent enregistré, qui est alors chargé d’alerter les propriétaires d’entreprise appropriés au sujet des documents. Dans d’autres cas, elle est responsable d’une partie de l’entretien annuel de l’entreprise. Par exemple, elle peut être chargée de rappeler aux partenaires commerciaux de déposer des rapports annuels, des taxes ou d’autres documents annuels auprès des agences étatiques ou fédérales appropriées.
Selon la taille de l’entreprise, diverses personnes peuvent être des candidats acceptables pour un poste d’agent enregistré. Si l’entreprise est détenue et exploitée par une seule personne, cette personne peut agir en tant qu’agent enregistré. Si l’entreprise est petite et appartient à quelques personnes, l’un de ces propriétaires, ou l’un des actionnaires, employés, partenaires ou membres, peut également travailler en tant qu’agent. Certaines entités commerciales sont beaucoup plus grandes. Dans ces cas, un tiers externe, généralement un cabinet d’avocats ou une société de services, peut être le meilleur choix pour le poste d’agent, bien qu’un membre interne de l’entreprise puisse être utilisé.
Il y a plusieurs avantages à désigner un tiers pour agir à titre de mandataire. Par exemple, le nom et l’adresse de l’agent enregistré figurent publiquement sur tous les documents juridiques, y compris les documents établissant l’entité commerciale. En embauchant un tiers, cela donne aux propriétaires d’entreprise une sorte d’anonymat public et réduit au minimum les commérages sur le lieu de travail. Par exemple, les employés peuvent se demander pourquoi une assignation légale est envoyée à un propriétaire d’entreprise, alors que ces mêmes employés ne seraient pas au courant de toute procédure judiciaire si l’assignation était envoyée à une adresse hors site. En outre, la plupart des agents tiers disposent de systèmes de classement détaillés qui informent les entreprises des délais de dépôt, évitant ainsi l’accumulation de frais de retard.
Si un agent enregistré n’exerce pas ses fonctions, cela peut être malheureux pour l’entité commerciale. Par exemple, si une action en justice est déposée contre l’entreprise et que le propriétaire n’est pas informé de l’action en temps opportun, le demandeur peut gagner l’affaire par défaut. En outre, de nombreuses juridictions prévoient des sanctions pour les entreprises qui n’ont pas d’agent. Dans certains cas, le défaut de maintenir un agent peut signifier que le statut juridique de l’entreprise peut être révoqué ou que des frais élevés peuvent être évalués.