Le processus de gestion des documents est un système dans lequel les documents sont organisés et stockés pour référence future. Ce processus peut être rudimentaire, comme lorsque quelqu’un met des reçus dans une boîte à chaussures avec peu ou pas d’organisation. Le processus peut également être très sophistiqué, par exemple lorsqu’une entreprise a conçu un ensemble complexe de scanners pour collecter, organiser et stocker des informations extraites de formulaires préconçus auxquels sont attribués des numéros de référence avant d’être catalogués et archivés dans des entrepôts. Dans les deux cas, les éléments de base de la gestion des documents ont été adoptés.
En général, la gestion des documents adhère à la notion selon laquelle les documents doivent être collectés, commandés et archivés selon un certain type de plan dans un but commun. Dans la plupart des cas, la gestion des documents est utilisée parce que l’individu ou l’entreprise envisage d’utiliser, ou doit tenir compte des besoins futurs, des informations contenues dans les documents. Les informations contenues dans ces documents peuvent généralement être unifiées ou regroupées en fonction d’un type de besoin ou d’objectif, tel que la comptabilité, l’historique ou la conformité réglementaire.
À petite échelle, tout contribuable individuel applique le processus de gestion des documents lors de l’organisation des documents fiscaux pour le dépôt annuel. En général, les documents nécessaires à l’année seront regroupés dans un seul endroit facile à trouver, comme un dossier dans un classeur. L’unité des documents, tels que les reçus, les factures, les contributions et les formulaires fiscaux, consiste en l’exigence globale de remplir un formulaire fiscal annuel et de disposer de la documentation nécessaire pour étayer les entrées sur le formulaire fiscal. Lorsque la déclaration est produite et que les pièces justificatives sont jointes, la liasse d’informations et de documents qui en résulte est souvent placée avec les déclarations de revenus de l’année précédente, organisées selon l’année. Il s’agit d’une forme de base de la gestion de la documentation.
La gestion des documents peut également être complexe, complexe, en plusieurs étapes et coûteuse. En particulier pour les grandes entreprises qui collectent des informations sur les consommateurs, une gestion efficace des documents est essentielle. Par exemple, une institution financière demande souvent à un investisseur de remplir des documents rigoureux et impliqués avant d’investir. L’institution peut être tenue par les autorités de régulation non seulement de collecter des informations spécifiques auprès du client, mais d’organiser les informations d’une certaine manière et de conserver la documentation dans un format accessible pendant une période de temps spécifiée. En conséquence, cette institution peut utiliser un processus de gestion documentaire complexe.
Dans un tel exemple, une fois que l’entreprise reçoit les documents initiaux, le formulaire papier peut être numérisé en une image numérique et envoyé à un réseau de bases de données informatiques pour la collecte et l’organisation des informations. La copie papier peut ensuite se voir attribuer un numéro de référence, placée dans une boîte en fonction d’un horodatage, et envoyée à un entrepôt qui utilise son propre ensemble de processus de gestion de documents. Si la copie papier est nécessaire pour clarifier un différend ou satisfaire à une exigence réglementaire, elle peut être facilement récupérée à partir d’une vaste archive de documents similaires.