Un commis aux recettes effectue des tâches de bureau liées aux transactions financières dans les services publics, les agences de transport en commun et d’autres fournisseurs de services. Cela comprend l’émission de factures, la collecte des paiements, l’enregistrement des informations de compte et le traitement des comptes en souffrance. La préparation des états financiers peut également faire partie du travail d’un commis aux recettes. Certains bureaux fournissent un soutien administratif en raison du volume élevé de paiements traités, tandis que dans d’autres cas, les gens travaillent seuls et relèvent d’un directeur financier ou d’un fonctionnaire similaire.
Les informations sur les services fournis doivent être soumises au commis aux recettes, qui prépare les relevés pour les clients. Un logiciel automatisé peut faciliter ce processus en imprimant des relevés sur demande et en effectuant les calculs nécessaires pour les taxes, les frais et autres dépenses. Ces factures peuvent être envoyées avec des enveloppes de paiement et des informations sur les autres options de paiement. Certains commis aux recettes travaillent avec des systèmes de paiement en ligne, qui permettent aux clients de soumettre des paiements par voie électronique et peuvent s’interfacer avec le système informatique pour enregistrer automatiquement les données et créer des rapports à l’usage du commis.
Au fur et à mesure que les paiements arrivent, le commis aux recettes les associe aux comptes et les enregistre. S’il reste un solde dû, une autre facture peut être émise ou des notes peuvent être prises sur un plan de paiement s’il a été établi. Une tenue de dossiers précise est importante pour éviter la double facturation ou l’envoi de clients à des collections lorsqu’ils sont en règle. Les modifications apportées aux comptes, telles que la mise à jour des adresses ou des détails de service, peuvent également être effectuées par un commis aux recettes pour s’assurer que les clients sont facturés de manière précise et appropriée.
Les rapports financiers périodiques peuvent fournir des informations sur les paiements collectés et impayés. Le commis aux recettes les envoie aux autres membres du bureau afin qu’ils sachent combien d’argent l’entreprise ou l’agence rapporte. Cela peut également fournir des informations sur le volume de services utilisés, ce qui facilite la planification. Par exemple, un service d’eau pourrait devoir prévoir de transporter de l’eau par camion pour répondre aux besoins de la saison sèche.
Le logiciel peut également générer des listes de comptes en souffrance. Le commis aux recettes peut envoyer des demandes de paiement et effectuer des appels de suivi aux clients s’ils ne répondent pas. Dans certains cas, le défaut de paiement peut entraîner l’envoi à une agence de recouvrement tierce après une période de temps définie. Cela implique de regrouper les comptes avec toutes les informations disponibles afin que les représentants du recouvrement puissent travailler avec le client pour collecter l’argent, mettre en place un plan de versement ou entreprendre une action en justice pour récupérer les fonds impayés.