Un commis aux recettes effectue des t?ches de bureau li?es aux transactions financi?res dans les services publics, les agences de transport en commun et d’autres fournisseurs de services. Cela comprend l’?mission de factures, la collecte des paiements, l’enregistrement des informations de compte et le traitement des comptes en souffrance. La pr?paration des ?tats financiers peut ?galement faire partie du travail d’un commis aux recettes. Certains bureaux fournissent un soutien administratif en raison du volume ?lev? de paiements trait?s, tandis que dans d’autres cas, les gens travaillent seuls et rel?vent d’un directeur financier ou d’un fonctionnaire similaire.
Les informations sur les services fournis doivent ?tre soumises au commis aux recettes, qui pr?pare les relev?s pour les clients. Un logiciel automatis? peut faciliter ce processus en imprimant des relev?s sur demande et en effectuant les calculs n?cessaires pour les taxes, les frais et autres d?penses. Ces factures peuvent ?tre envoy?es avec des enveloppes de paiement et des informations sur les autres options de paiement. Certains commis aux recettes travaillent avec des syst?mes de paiement en ligne, qui permettent aux clients de soumettre des paiements par voie ?lectronique et peuvent s’interfacer avec le syst?me informatique pour enregistrer automatiquement les donn?es et cr?er des rapports ? l’usage du commis.
Au fur et ? mesure que les paiements arrivent, le commis aux recettes les associe aux comptes et les enregistre. S’il reste un solde d?, une autre facture peut ?tre ?mise ou des notes peuvent ?tre prises sur un plan de paiement s’il a ?t? ?tabli. Une tenue de dossiers pr?cise est importante pour ?viter la double facturation ou l’envoi de clients ? des collections lorsqu’ils sont en r?gle. Les modifications apport?es aux comptes, telles que la mise ? jour des adresses ou des d?tails de service, peuvent ?galement ?tre effectu?es par un commis aux recettes pour s’assurer que les clients sont factur?s de mani?re pr?cise et appropri?e.
Les rapports financiers p?riodiques peuvent fournir des informations sur les paiements collect?s et impay?s. Le commis aux recettes les envoie aux autres membres du bureau afin qu’ils sachent combien d’argent l’entreprise ou l’agence rapporte. Cela peut ?galement fournir des informations sur le volume de services utilis?s, ce qui facilite la planification. Par exemple, un service d’eau pourrait devoir pr?voir de transporter de l’eau par camion pour r?pondre aux besoins de la saison s?che.
Le logiciel peut ?galement g?n?rer des listes de comptes en souffrance. Le commis aux recettes peut envoyer des demandes de paiement et effectuer des appels de suivi aux clients s’ils ne r?pondent pas. Dans certains cas, le d?faut de paiement peut entra?ner l’envoi ? une agence de recouvrement tierce apr?s une p?riode de temps d?finie. Cela implique de regrouper les comptes avec toutes les informations disponibles afin que les repr?sentants du recouvrement puissent travailler avec le client pour collecter l’argent, mettre en place un plan de versement ou entreprendre une action en justice pour r?cup?rer les fonds impay?s.