Un consultant en voyages d’affaires travaille en tant qu’agent de voyages dédié pour les grandes entreprises. Il ou elle doit rechercher et organiser les déplacements des employés individuels ou des événements de grand groupe, tels que les conventions d’affaires. Ces consultants offrent également des conseils culturels aux employés qui voyageront à l’étranger, pour les aider à communiquer efficacement avec les étrangers.
De nombreuses grandes entreprises ont plusieurs succursales situées dans le monde entier ; un conseiller en voyages d’affaires contacte les hôtels locaux à proximité des succursales et discute des tarifs d’entreprise. En fait, le consultant peut créer un contrat entre l’entreprise et l’hôtel pour s’assurer que les réservations futures sont sécurisées selon un tarif convenu. De plus, il peut discuter des tarifs de groupe si l’hôtel est utilisé par plusieurs employés de l’entreprise en même temps, comme pour une réunion d’entreprise annuelle.
Avant de recommander un hôtel pour un contrat commercial, le consultant en voyages d’affaires se rendra généralement à l’hôtel pour évaluation. Les salles de conférence et les chambres d’hôtel sont généralement inspectées pour leur confort général et leur qualité afin de s’assurer qu’elles correspondent bien à l’entreprise. Le consultant peut rencontrer la direction de l’hôtel pour discuter des besoins particuliers de la société, comme la réservation d’un étage entier de chambres pour un grand rassemblement d’entreprise.
Le transport vers et depuis l’hôtel, ainsi que pendant le voyage, est normalement organisé par le consultant en voyages d’affaires. Chaque ville propose différents types de transport ; le consultant doit rechercher et choisir la forme de voyage la plus fiable, la plus sûre et la plus rentable. Plusieurs fois, le consultant en voyages d’affaires travaillera avec une société de location de voitures spécifique et créera un contrat. Ce contrat offrira un tarif réduit aux employés en déplacement avec l’entreprise en question.
Voyager comporte certains risques, comme manquer un vol de correspondance en raison de retards à l’aéroport. Le conseiller en voyages d’affaires interviendra au nom de l’employé en déplacement et programmera des plans de voyage alternatifs; en conséquence, l’employé sera professionnellement redirigé vers un autre moyen de transport afin que les réunions importantes ne soient pas annulées.
Dans le cas de voyages internationaux, le consultant doit bien connaître les coutumes locales spécifiques et les documents de voyage légalement requis. Les consultants doivent connaître toutes les lois sur les passeports et les visas afin que tous les employés en déplacement aient un voyage simplifié entre les pays. Certaines régions peuvent avoir des coutumes que la plupart des voyageurs ne connaissent pas ; le consultant doit expliquer les termes ou gestes de la main offensants aux employés en déplacement afin qu’ils ne soient pas mal compris dans une région étrangère. Par exemple, le geste de la main pouce levé peut être considéré comme offensant dans certains pays.