Un coordinateur des titres est responsable du classement et de l’enregistrement des titres de propriété. Les coordonnateurs sont généralement employés par des sociétés de location de véhicules, des sociétés de gestion immobilière et des voyagistes. Ces personnes protègent la participation d’une entreprise dans une propriété en s’assurant que les documents relatifs aux prêts, aux contrats de location et aux privilèges sont en ordre.
Dans de nombreux pays, lorsqu’un bien immobilier change de mains, le vendeur doit signer le titre de propriété ou l’acte de propriété au nouveau propriétaire et faire notarier le document et l’enregistrer dans le palais de justice local. De même, les propriétaires de véhicules dans de nombreuses régions sont tenus de déposer des titres de propriété chaque fois qu’une voiture, un bateau ou un autre type de véhicule est acheté ou vendu. Lorsqu’une personne garantit une dette sur un bien immobilier, le prêteur peut devoir déposer un avis de privilège au palais de justice local pour que le privilège prenne effet. Un coordinateur de titres employé par une société de location ou une société de gestion immobilière doit s’assurer que les privilèges ont été correctement enregistrés pour chacun des véhicules ou des propriétés que la société possède. Si des erreurs sont détectées, le coordinateur du titre peut avoir à contacter le propriétaire précédent pour obtenir un titre ou prendre des dispositions pour qu’un signataire autorisé remplisse les documents nécessaires.
Lorsqu’une société de location ou une agence de voyage loue un véhicule à un particulier, le coordinateur du titre peut devoir fournir au locataire une copie des documents de propriété, car dans de nombreux pays, les conducteurs sont tenus de conserver les titres de propriété dans les voitures. Le coordonnateur peut devoir joindre une copie du contrat de location signé au titre afin que si un agent de police arrête le véhicule, la relation entre le conducteur et le propriétaire du véhicule sera correctement documentée. Les compagnies d’assurance exigent parfois des détails sur le titre de propriété avant d’accepter d’assurer une location, auquel cas le coordinateur peut devoir fournir une copie du document à un agent d’assurance. De même, les entreprises de réparation automobile doivent généralement vérifier la propriété avant de commencer à travailler sur les véhicules.
Les sociétés d’investissement immobilier achètent et vendent régulièrement des propriétés et le coordinateur des titres est responsable de la gestion du processus d’obtention ou de publication des titres de propriété. Dans certains pays, les agences gouvernementales facturent une taxe foncière et les entités et les particuliers doivent souvent payer un taux d’imposition plus élevé sur les propriétés qui sont louées à des tiers. Entre les périodes de location, une société de gestion immobilière peut utiliser un bien immobilier à des fins internes, auquel cas l’entreprise peut parfois bénéficier d’un allégement fiscal si le coordinateur dépose le titre corrigé au palais de justice local. Si l’entreprise choisit ensuite de louer le bien, le titre doit être mis à jour pour montrer que le bien immobilier est utilisé comme bien locatif.