Un coordonnateur de la paie gère le système de rémunération des employés et de paiement des impôts sur le travail. Cela inclut le temps de traitement travaillé pour la rémunération ordinaire, mais peut également inclure la gestion des remboursements, le calcul des prestations dues et le traitement des primes et autres chèques ponctuels. La portée réelle du travail d’un coordinateur dépend de la structure organisationnelle de l’entreprise. Les grandes entreprises dotées de services de comptabilité diversifiés affecteront généralement un coordinateur de la paie qui traitera strictement les tâches. Les petites entreprises sans personnel dédié à la comptabilité ou aux ressources humaines s’attendront probablement à ce qu’un coordinateur fasse tout ce qui est nécessaire pour payer les employés et suivre les avantages sociaux.
L’une des parties les plus compliquées des opérations commerciales est le traitement de la paie. La tâche est très réglementée à partir d’un certain nombre de directions. Les employeurs sont tenus par la loi de payer les employés selon un calendrier, selon un montant convenu, et de compenser correctement les heures supplémentaires effectuées. Les entreprises sont également tenues par la loi de payer des impôts sur le travail appropriés aux gouvernements locaux et régionaux. En outre, les autorités fiscales exigent que les entreprises conservent une preuve du temps travaillé par les employés au cas où les dépenses professionnelles seraient auditées par le gouvernement.
Ces responsabilités légales potentielles font de la gestion de la paie une fonction commerciale essentielle. Un coordonnateur de la paie est un spécialiste embauché spécifiquement pour gérer le processus de paiement des employés selon un calendrier établi. Cela comprend la collecte, l’examen et l’archivage des feuilles de temps, la vérification de l’exactitude du processus de déclaration du temps et la garantie que les autorisations appropriées sont en place pour le paiement de la paie régulière et des heures supplémentaires. En fin de compte, le coordinateur est responsable de l’emballage du paiement et de sa livraison aux employés. Couper les chèques et organiser des dépôts électroniques sur les comptes bancaires des employés sont les moyens typiques de finaliser la paie.
Alors qu’une entreprise est petite avec un nombre limité d’employés, un coordinateur de la paie peut souvent gérer le processus de paie à la main. Les calculs de temps sont conservés dans une feuille de calcul financière, les contrôles sont exécutés en interne et les paiements d’impôts sont effectués via un compte commercial direct auprès de l’agence fiscale. Dès qu’une entreprise atteint une certaine capacité, cependant, il devient impossible de gérer la paie de cette façon. Un coordinateur de la paie au niveau suivant est responsable de l’exécution d’un certain type de logiciel de paie ou de travailler avec une société de traitement de la paie. Les tâches sont fondamentalement les mêmes, sauf que l’ensemble du système est informatisé.
Au fur et à mesure que les effectifs augmentent, les besoins en gestion de la paie augmentent également. Selon la structure opérationnelle de l’entreprise, on peut s’attendre à ce qu’un coordonnateur de la paie tienne une comptabilité des prestations dues aux employés, telles que les cotisations accumulées à un régime de retraite. Il peut être chargé de suivre et d’exécuter le remboursement des dépenses et de traiter les questions des employés concernant leur taux de rémunération et d’autres problèmes. Un coordinateur travaillera avec le personnel comptable et des ressources humaines pour accomplir ces tâches auxiliaires, ou opérera parfois à la place du personnel dédié dans ces départements, selon les circonstances.