Les stagiaires de la paie sont des employés débutants qui reçoivent une formation en cours d’emploi avant de passer à des postes permanents de commis à la paie. Comme un commis établi, un stagiaire de la paie traite les paiements des salaires des employés et effectue toutes les déductions nécessaires pour couvrir les impôts et autres coûts. Les stagiaires travaillent normalement sous la supervision directe de commis expérimentés ou de chefs de service.
En règle générale, un stagiaire de la paie doit avoir obtenu son diplôme d’études secondaires, mais la plupart des entreprises ne s’attendent pas à ce que les stagiaires aient des diplômes universitaires, car les emplois de commis sont normalement des postes de niveau d’entrée. Les stagiaires apprennent à lire les cartes de pointage des employés qui incluent des informations telles que les heures travaillées par l’employé. Les lois du travail dans certains pays exigent que les employeurs versent de l’argent supplémentaire ou des heures supplémentaires aux employés dont les heures de travail hebdomadaires dépassent certains maximums. Les entreprises utilisent des codes de paie pour distinguer les heures de travail normales des heures supplémentaires, des vacances et des congés de maladie. Au cours de la période d’orientation initiale, les stagiaires apprennent les différents codes de paie et comment saisir des informations dans les systèmes et logiciels de paie.
Dans de nombreux pays, les employeurs sont tenus de retenir des impôts sur les salaires des employés et les commis à la paie et les stagiaires sont responsables du calcul de ces retenues obligatoires. Les employés calculent le salaire annuel des employés et utilisent une matrice de taux d’imposition pour déterminer le montant d’impôt que chaque employé doit payer. Par conséquent, un stagiaire en paie doit avoir de bonnes compétences en mathématiques et un souci du détail. De plus, les travailleurs de certains pays peuvent verser des cotisations avant impôt aux comptes de retraite et de soins de santé, auquel cas les employés et les stagiaires doivent déduire de l’argent des chèques de paie et prendre des dispositions pour que l’argent soit déposé sur les comptes appropriés.
Parfois, les gestionnaires et les employés du service font des erreurs lors de la saisie des informations sur la paie et un stagiaire en paie doit vérifier l’exactitude des cartes de pointage avant de traiter tout paiement. Les stagiaires doivent souvent contacter les employés pour résoudre les problèmes liés à de telles erreurs, ce qui signifie que les stagiaires doivent avoir de bonnes compétences administratives et interpersonnelles. Les lois de nombreux pays exigent que les employeurs conservent les informations sur la paie pendant plusieurs années et les stagiaires sont souvent chargés de classer les documents de paie.
Au quotidien, un stagiaire paie est responsable du même type de tâches et de responsabilités qu’un employé permanent du service paie. Alors que les commis à la paie sont généralement responsables de leur propre travail, le travail d’un stagiaire à la paie est normalement inspecté par un superviseur avant que tout paiement de salaire ne soit traité. De plus, les stagiaires doivent souvent passer des tests sur divers aspects de leur travail avant de pouvoir commencer à gérer des tâches plus complexes. Les stagiaires qui font un minimum d’erreurs sont finalement capables de travailler sans supervision directe. Lorsque cela se produit, le processus de formation se termine généralement et les stagiaires deviennent des commis à la paie à part entière.