Les responsabilités d’un greffier municipal peuvent varier selon l’endroit où elle occupe le bureau. Les greffiers municipaux font partie des cadres supérieurs d’une ville et ont généralement des tâches telles que la tenue des registres d’état civil, la gestion des élections et la publication d’avis publics. Certains sont des élus tandis que d’autres sont nommés à ce poste par les élus municipaux. Les résidents de la ville peuvent contacter le greffier de la ville pour obtenir de l’aide pour diverses activités, allant de la recherche de certificats de naissance à l’obtention de licences pour les défilés.
Dans de nombreuses villes, le greffier de la ville tient des registres sur les naissances, les décès et les mariages. Ces événements sont enregistrés au greffe et il peut en fournir des copies sur demande. Le greffier délivre également des licences de mariage et peut gérer des licences pour d’autres activités, notamment des licences pour chiens, des licences de chasse, etc. Dans le cadre du travail, le commis doit inspecter les documents présentés dans le but de vérifier l’identité et peut poser des questions au résident pour s’assurer que le permis est délivré de manière appropriée. En cas de questions sur un permis, le greffier en a une copie au dossier.
Les greffiers municipaux peuvent également gérer les élections. Pour les élections régionales, le greffier municipal reçoit le matériel électoral d’un bureau électoral central. Lors des élections dans la ville, le greffier municipal doit préparer des bulletins de vote, des brochures d’information et d’autres documents. Les greffiers entretiennent également le matériel de vote, installent les bureaux de vote et recrutent des agents de vote pour aider à l’élection. Ils doivent se conformer à tous les règlements concernant les élections, y compris ceux relatifs aux élections spéciales déclenchées en cas d’urgence.
Les avis publics émis par un greffier municipal peuvent inclure des déclarations alertant les membres du public pour les demandes de permis et les réunions publiques. Le travail comprend également généralement la tenue de dossiers sur les réunions du conseil municipal et de divers comités, en particulier les dossiers des votes effectués lors de ces réunions. Le greffier de la ville peut publier des déclarations publiques sur le résultat des votes lors des réunions afin que les résidents puissent être informés.
La plupart des greffiers municipaux gardent des heures de bureau régulières et peuvent avoir l’aide de greffiers de moindre importance s’ils gèrent les dossiers d’une grande ville. En cas de nécessité d’assister à une réunion en dehors des heures de bureau, la greffière peut recevoir des heures supplémentaires, à moins qu’elle ne soit salariée. Les employés de la ville reçoivent généralement des avantages tels que des régimes de retraite et des soins de santé. Les salaires varient, mais sont généralement compétitifs avec la région pour inciter à rester dans la ville. Les qualifications requises pour occuper ce poste peuvent inclure un diplôme ou une expérience administrative, selon les normes fixées par la ville.