Un greffier municipal est la personne en charge des fonctions administratives d’une ville. Son travail consiste ? assurer le fonctionnement efficace et pr?cis des op?rations quotidiennes. Il soutient normalement le directeur municipal ainsi que le maire, le conseil municipal et tout autre personnel directement impliqu? dans la gestion de la ville.
En plus de la tenue de tous les dossiers et registres officiels, le greffier supervise ?galement r?guli?rement les op?rations fiscales, telles que le paiement des vendeurs et des fournisseurs. Il est g?n?ralement tenu de pr?parer des budgets, d’examiner l’exactitude et la validit? des d?penses et de soumettre des demandes de r?visions budg?taires au directeur municipal. Les fonds de petite caisse pour les d?penses g?n?rales de bureau sont normalement sa responsabilit?.
Si la structure du gouvernement municipal comprend un conseil municipal et un maire, le greffier municipal est g?n?ralement tenu de pr?parer les ordres du jour de chacune de leurs r?unions et d’informer les commissions municipales si leur contribution est requise pour certains points de l’ordre du jour. Ces commissions comprennent souvent les commissions d’am?nagement et d’impact environnemental ainsi que le conseil d’examen de la conception et le comit? des travaux publics. Le greffier assemble habituellement les paquets d’ordre du jour et les distribue aux membres du conseil. Les proc?s-verbaux des r?unions sont habituellement enregistr?s et ?dit?s par le greffier et distribu?s aux membres du conseil une fois termin?s.
Lorsque la ville organise des ?lections, le greffier municipal est souvent charg? des d?tails des ?lections municipales. Cela comprend g?n?ralement la pr?paration et la v?rification des informations sur les bulletins de vote et la distribution des bulletins de vote par la poste ou ? l’h?tel de ville. La nomination et la formation des agents ?lectoraux font souvent partie de son travail, de m?me que le d?pouillement et la v?rification des r?sultats des ?lections.
Lorsque les codes municipaux ou les chartes de la ville sont modifi?s, le greffier est g?n?ralement tenu de s’assurer que les notifications appropri?es des actions sont publi?es dans les journaux locaux. Si des audiences publiques sur des questions qui touchent les citoyens sont tenues, il est g?n?ralement pr?vu qu’il affiche les avis des r?unions en temps opportun. Tous les fichiers et dossiers historiques concernant le gouvernement de la ville sont traditionnellement conserv?s dans un endroit s?r et s?curis? par le greffier de la ville.
Ce commis est normalement responsable de la s?lection, de l’embauche et de la gestion de son personnel de soutien. Si des b?timents ou des propri?t?s de la ville n?cessitent des r?parations ou un entretien, les notifications d’appel d’offres publiques et le traitement des offres sont g?n?ralement administr?s par le greffier de la ville. Les contrats conclus avec les entrepreneurs retenus sont g?n?ralement supervis?s par le greffier.
Les qualifications pour un poste de greffier municipal comprennent g?n?ralement un dipl?me d’?tudes secondaires ou l’?quivalent. La plupart des villes pr?f?rent un baccalaur?at en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une exp?rience en gestion de bureau ou en soutien administratif est un plus. Des comp?tences organisationnelles exemplaires sont g?n?ralement n?cessaires pour g?rer le large ?ventail de responsabilit?s d’une personne occupant ce poste.