Un greffier municipal est la personne en charge des fonctions administratives d’une ville. Son travail consiste à assurer le fonctionnement efficace et précis des opérations quotidiennes. Il soutient normalement le directeur municipal ainsi que le maire, le conseil municipal et tout autre personnel directement impliqué dans la gestion de la ville.
En plus de la tenue de tous les dossiers et registres officiels, le greffier supervise également régulièrement les opérations fiscales, telles que le paiement des vendeurs et des fournisseurs. Il est généralement tenu de préparer des budgets, d’examiner l’exactitude et la validité des dépenses et de soumettre des demandes de révisions budgétaires au directeur municipal. Les fonds de petite caisse pour les dépenses générales de bureau sont normalement sa responsabilité.
Si la structure du gouvernement municipal comprend un conseil municipal et un maire, le greffier municipal est généralement tenu de préparer les ordres du jour de chacune de leurs réunions et d’informer les commissions municipales si leur contribution est requise pour certains points de l’ordre du jour. Ces commissions comprennent souvent les commissions d’aménagement et d’impact environnemental ainsi que le conseil d’examen de la conception et le comité des travaux publics. Le greffier assemble habituellement les paquets d’ordre du jour et les distribue aux membres du conseil. Les procès-verbaux des réunions sont habituellement enregistrés et édités par le greffier et distribués aux membres du conseil une fois terminés.
Lorsque la ville organise des élections, le greffier municipal est souvent chargé des détails des élections municipales. Cela comprend généralement la préparation et la vérification des informations sur les bulletins de vote et la distribution des bulletins de vote par la poste ou à l’hôtel de ville. La nomination et la formation des agents électoraux font souvent partie de son travail, de même que le dépouillement et la vérification des résultats des élections.
Lorsque les codes municipaux ou les chartes de la ville sont modifiés, le greffier est généralement tenu de s’assurer que les notifications appropriées des actions sont publiées dans les journaux locaux. Si des audiences publiques sur des questions qui touchent les citoyens sont tenues, il est généralement prévu qu’il affiche les avis des réunions en temps opportun. Tous les fichiers et dossiers historiques concernant le gouvernement de la ville sont traditionnellement conservés dans un endroit sûr et sécurisé par le greffier de la ville.
Ce commis est normalement responsable de la sélection, de l’embauche et de la gestion de son personnel de soutien. Si des bâtiments ou des propriétés de la ville nécessitent des réparations ou un entretien, les notifications d’appel d’offres publiques et le traitement des offres sont généralement administrés par le greffier de la ville. Les contrats conclus avec les entrepreneurs retenus sont généralement supervisés par le greffier.
Les qualifications pour un poste de greffier municipal comprennent généralement un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. La plupart des villes préfèrent un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une expérience en gestion de bureau ou en soutien administratif est un plus. Des compétences organisationnelles exemplaires sont généralement nécessaires pour gérer le large éventail de responsabilités d’une personne occupant ce poste.