Un greffier municipal est responsable de la tenue des dossiers et des tâches administratives pour un bureau du gouvernement local ou régional. Les greffiers peuvent travailler pour un tribunal ou un conseil municipal et sont souvent employés pour suivre les réunions et les rapports. Les services municipaux ou régionaux peuvent également être administrés par un greffier municipal, et les greffiers sont souvent chargés de distribuer diverses licences et enregistrements au grand public.
Lorsqu’il travaille dans une salle d’audience, un greffier est généralement chargé d’organiser le calendrier du tribunal et de préparer le rôle. Selon la taille du tribunal local, tous les formulaires et documents liés aux procédures du tribunal peuvent être traités par un greffier municipal. Cela comprend la réalisation de copies de dossiers et la tenue de dossiers judiciaires. Les activités quotidiennes au sein du tribunal sont également gérées par des greffiers municipaux.
Les greffiers municipaux qui travaillent avec un conseil régional ou municipal sont employés pour enregistrer les procès-verbaux des réunions et aider à la conduite des élections locales. Les rapports des délibérations d’une réunion du conseil sont souvent dactylographiés et distribués au public par un greffier municipal. Les services municipaux qui peuvent être administrés dans le cadre des fonctions d’un greffier municipal comprennent la délivrance de permis pour des activités et des événements, tels que le mariage et la chasse. Des autorisations d’utilisation de propriétés locales ou de commerce sont également parfois délivrées par un greffier municipal. L’inscription des électeurs et la gestion des bureaux de vote le jour de l’élection peuvent également faire partie des fonctions d’un greffier.
Au sein d’une ville locale ou d’un autre bureau régional, un greffier municipal effectuera des travaux de bureau tels que la dactylographie, la numérisation, l’archivage de documents et de dossiers, ainsi que le classement et l’envoi par la poste. Le poste nécessite d’interagir avec le public, à la fois à travers la gestion des services de la ville et éventuellement en tant que représentant de la ville ou de la région lors d’événements civiques publics. Les compétences utilisées quotidiennement par un commis comprennent des connaissances de base en informatique et en équipement de bureau, le service à la clientèle, ainsi que la rédaction de rapports techniques et descriptifs.
Les greffiers travaillent habituellement une semaine de travail typique de 40 heures, avec des heures ouvrables possibles le week-end et le soir si nécessaire pour assister aux réunions du conseil et à d’autres événements municipaux ou régionaux. Bien qu’une grande partie du travail puisse être effectuée dans un environnement de bureau, l’administration des services au public peut nécessiter du temps debout et à pied. L’emploi en tant que commis peut exiger un diplôme d’études collégiales ainsi qu’une expérience administrative antérieure. La certification en tant que greffier municipal est offerte par diverses institutions et organisations régionales et nécessite généralement une combinaison de cours et de tests. Les exigences de certification pour travailler comme commis varieront selon la région et la ville.