Un registraire est une personne qui maintient une base de données des documents officiels. Beaucoup de gens pensent à cette profession en termes d’éducation, puisque toutes les universités et autres institutions académiques s’appuient sur des registraires pour tenir des dossiers précis et détaillés. Cependant, les registraires peuvent également travailler dans d’autres secteurs. Par exemple, dans le domaine financier, les bureaux d’enregistrement tiennent à jour les registres des détenteurs d’actions et d’obligations, et les bureaux d’enregistrement s’occupent également de l’enregistrement et de la base de données des noms de domaine.
Si vous souhaitez devenir registraire, vous devez avoir une excellente mémoire en plus de la capacité de gérer les entrées de plusieurs sources à la fois. Les bureaux d’enregistrement traitent quotidiennement les demandes de renseignements, les demandes d’informations et le traitement de nouvelles informations, parfois en même temps. Vous devez également être capable de bien travailler sous pression; pendant les périodes de forte demande, un bureau d’enregistrement peut gérer des centaines d’enregistrements complexes à la fois, et ils doivent tous être traités rapidement tout en restant corrects. Si un registraire manque à ses fonctions, cela peut avoir des conséquences graves.
En règle générale, un registraire inscrit toutes les nouvelles entrées dans une base de données, comme les nouveaux étudiants d’un collège. Ces entrées peuvent également avoir besoin d’être régulièrement mises à jour, reflétant des informations telles que les résultats scolaires et les dettes impayées. Dans le domaine financier, on peut s’attendre à ce qu’un registraire rapproche également les listes, prouvant, par exemple, que l’ensemble des actions d’une société est comptabilisé et qu’il n’y a pas de cas de double enregistrement. D’autres personnes peuvent demander l’accès à ces dossiers ; les étudiants, par exemple, peuvent demander des relevés de notes à un registraire.
Dans les domaines académiques, le bureau du registraire peut être combiné avec les admissions. Ceci est courant dans les petits collèges et écoles techniques, dans lesquels un seul bureau peut gérer ces deux tâches. Garder les bureaux ensemble réduit également la redondance des enregistrements, garantissant que les informations sont rationalisées et correctes. Le bureau du registraire peut également gérer des choses comme les retenues académiques et les enquêtes de routine des étudiants sur les politiques de l’école et le statut académique.
De nombreux bureaux d’enregistrement travaillent avec des dossiers informatisés, ce qui leur permet un accès étendu à une grande base de données consultable. Un registraire peut également gérer des dossiers papier, tels que des copies physiques de documents juridiques signés. Ces bases de données doivent être conservées dans un ordre impeccable pour des raisons juridiques, et dans certains cas, un registraire peut être amené à se soumettre à une surveillance, s’assurant que ces enregistrements sont en bon état.