Un secrétaire administratif de haut rang est généralement affecté à un cadre ou à un département et peut être en charge de travailleurs de niveau inférieur comme des réceptionnistes ou des assistants à temps partiel. Ce poste est généralement un rapport direct du département ou de l’individu. Un secrétaire administratif devra maîtriser l’informatique, avoir des compétences organisationnelles et humaines, et être capable de gérer les tâches de réunion, les recherches et les préparatifs de voyage. Le poste commande généralement un salaire plus élevé, surtout si le travail est spécialisé.
Les assistants peuvent effectuer des tâches générales telles que répondre au téléphone, à la correspondance, au classement et au traitement du courrier de l’entreprise, mais le secrétaire administratif n’est généralement responsable que du département ou du cadre pris en charge. Certains départements qui utilisent des assistants spécialisés comprennent les ressources humaines, la comptabilité et le droit. Le secrétaire peut agir comme agent de liaison entre le département ou l’exécutif et le reste du bureau, et peut également traiter directement avec les clients.
Les exigences pour un poste de secrétaire administratif comprennent la capacité d’utiliser toutes les technologies de bureau, telles que des ordinateurs avec divers logiciels et parfois un appareil de dictée. De nombreuses entreprises recherchent aujourd’hui des candidats titulaires d’un diplôme, mais une expérience antérieure peut être considérée à la place, à moins que le travail ne soit hautement spécialisé. Les secrétaires juridiques, par exemple, auront besoin d’une formation spécifique pour travailler avec les documents judiciaires. Les secrétaires médicales doivent connaître la facturation et le codage ainsi que la terminologie médicale.
Les secrétaires administratives seront souvent invitées à organiser des réunions et des conférences téléphoniques entre le patron, d’autres cadres et les clients, et à planifier des événements pour le bureau ou les visiteurs. La capacité à trouver des informations en ligne et à maintenir des contacts avec les fournisseurs est utile, tout comme l’est l’expérience dans la préparation de voyages. Dans le domaine des ressources humaines et de la comptabilité, la capacité à maintenir la confidentialité est importante lorsqu’il s’agit de traiter des dossiers personnels et des informations financières.
Le titulaire de ce poste peut être appelé à participer à la formation et à l’encadrement d’employés de niveau inférieur. Les entreprises combinant de plus en plus les responsabilités, une secrétaire administrative peut acquérir une expérience de gestion en matière de chronométrage, de planification et de délégation. Cela aidera à progresser au sein d’une entreprise vers un poste d’administration ou de gestion de bureau. Les candidats à un poste d’administrateur de bureau auront besoin d’excellentes compétences relationnelles ainsi que d’une connaissance des politiques de l’entreprise et des mesures disciplinaires.
Pour ceux qui cherchent une carrière en tant que secrétaire administratif, des cours de commerce dans un collège communautaire ou une université peuvent fournir des cours sur les programmes informatiques, les mathématiques, la tenue de dossiers et les communications. La certification professionnelle est disponible pour les assistants généraux et ceux qui souhaitent entrer dans les domaines juridique et médical. Dans de nombreux cas, un diplôme ou un certificat peut entraîner un salaire plus élevé. Les programmes de comptabilité et de ressources humaines profiteront aux chercheurs d’emploi qui s’intéressent à ces domaines du travail administratif.