Un secr?taire administratif de haut rang est g?n?ralement affect? ? un cadre ou ? un d?partement et peut ?tre en charge de travailleurs de niveau inf?rieur comme des r?ceptionnistes ou des assistants ? temps partiel. Ce poste est g?n?ralement un rapport direct du d?partement ou de l’individu. Un secr?taire administratif devra ma?triser l’informatique, avoir des comp?tences organisationnelles et humaines, et ?tre capable de g?rer les t?ches de r?union, les recherches et les pr?paratifs de voyage. Le poste commande g?n?ralement un salaire plus ?lev?, surtout si le travail est sp?cialis?.
Les assistants peuvent effectuer des t?ches g?n?rales telles que r?pondre au t?l?phone, ? la correspondance, au classement et au traitement du courrier de l’entreprise, mais le secr?taire administratif n’est g?n?ralement responsable que du d?partement ou du cadre pris en charge. Certains d?partements qui utilisent des assistants sp?cialis?s comprennent les ressources humaines, la comptabilit? et le droit. Le secr?taire peut agir comme agent de liaison entre le d?partement ou l’ex?cutif et le reste du bureau, et peut ?galement traiter directement avec les clients.
Les exigences pour un poste de secr?taire administratif comprennent la capacit? d’utiliser toutes les technologies de bureau, telles que des ordinateurs avec divers logiciels et parfois un appareil de dict?e. De nombreuses entreprises recherchent aujourd’hui des candidats titulaires d’un dipl?me, mais une exp?rience ant?rieure peut ?tre consid?r?e ? la place, ? moins que le travail ne soit hautement sp?cialis?. Les secr?taires juridiques, par exemple, auront besoin d’une formation sp?cifique pour travailler avec les documents judiciaires. Les secr?taires m?dicales doivent conna?tre la facturation et le codage ainsi que la terminologie m?dicale.
Les secr?taires administratives seront souvent invit?es ? organiser des r?unions et des conf?rences t?l?phoniques entre le patron, d’autres cadres et les clients, et ? planifier des ?v?nements pour le bureau ou les visiteurs. La capacit? ? trouver des informations en ligne et ? maintenir des contacts avec les fournisseurs est utile, tout comme l’est l’exp?rience dans la pr?paration de voyages. Dans le domaine des ressources humaines et de la comptabilit?, la capacit? ? maintenir la confidentialit? est importante lorsqu’il s’agit de traiter des dossiers personnels et des informations financi?res.
Le titulaire de ce poste peut ?tre appel? ? participer ? la formation et ? l’encadrement d’employ?s de niveau inf?rieur. Les entreprises combinant de plus en plus les responsabilit?s, une secr?taire administrative peut acqu?rir une exp?rience de gestion en mati?re de chronom?trage, de planification et de d?l?gation. Cela aidera ? progresser au sein d’une entreprise vers un poste d’administration ou de gestion de bureau. Les candidats ? un poste d’administrateur de bureau auront besoin d’excellentes comp?tences relationnelles ainsi que d’une connaissance des politiques de l’entreprise et des mesures disciplinaires.
Pour ceux qui cherchent une carri?re en tant que secr?taire administratif, des cours de commerce dans un coll?ge communautaire ou une universit? peuvent fournir des cours sur les programmes informatiques, les math?matiques, la tenue de dossiers et les communications. La certification professionnelle est disponible pour les assistants g?n?raux et ceux qui souhaitent entrer dans les domaines juridique et m?dical. Dans de nombreux cas, un dipl?me ou un certificat peut entra?ner un salaire plus ?lev?. Les programmes de comptabilit? et de ressources humaines profiteront aux chercheurs d’emploi qui s’int?ressent ? ces domaines du travail administratif.