Un secrétaire de salle est essentiellement responsable du bon fonctionnement d’un poste d’infirmière dans un hôpital en s’acquittant des tâches assignées par une infirmière autorisée (IA) ou un autre gestionnaire. Les secrétaires de salle communiquent souvent des informations sur les patients au personnel des autres services hospitaliers ainsi qu’aux visiteurs des patients. Dans la plupart des postes de secrétaire de salle d’hôpital, des tâches d’accueil ainsi que des tâches administratives de bureau sont prévues.
De nombreux secrétaires de salle utilisent un ordinateur pour saisir les informations mises à jour des médecins, des infirmières et des employés d’autres services hospitaliers dans les dossiers des patients. Bien qu’ils ne transcrivent généralement pas les notes des médecins sous forme de rapport comme le font les transcripteurs médicaux, les secrétaires de service peuvent avoir à saisir les informations des rapports dans d’autres documents selon les instructions d’une infirmière autorisée. Pour cette raison, une compréhension de la terminologie médicale, de la pharmacologie et des procédures chirurgicales courantes est souvent exprimée dans les descriptions de poste de secrétariat de service. Les infirmières autorisées ont un secrétaire de salle pour remplir les documents afin d’avoir plus de temps pour traiter directement avec les patients.
La tenue à jour des dossiers des patients est une partie importante du travail d’un secrétaire de salle, car le personnel médical a besoin des informations les plus récentes et les plus précises sur les dossiers et autres documents lors du traitement des patients. De nombreux secrétaires de paroisse reçoivent une formation en cours d’emploi de la part du personnel de bureau des postes de soins infirmiers plus expérimentés. Un secrétaire principal de salle peut aider les infirmières autorisées à planifier les procédures administratives et organisationnelles du poste infirmier.
Répondre au téléphone et à la correspondance par courrier électronique sont d’autres tâches courantes de secrétariat de paroisse. Les secrétaires de service doivent souvent diriger les visiteurs de l’hôpital vers les bonnes chambres des patients. Il ou elle peut rester en communication régulière avec un membre de la famille d’un patient pour fournir des mises à jour sur l’état de la personne. Répondre aux questions sur le patient pour un membre de la famille désigné pour recevoir des mises à jour est une partie courante de la plupart des travaux de secrétariat de salle. Un secrétaire de salle travaille souvent directement au bureau du poste de l’infirmière pour assurer la réception et diriger les visiteurs en personne vers les chambres des patients.
Plutôt que de travailler en milieu hospitalier, les secrétaires de salle peuvent également être employés dans d’autres environnements médicaux. Par exemple, les centres de santé et de bien-être ainsi que les organisations communautaires emploient souvent des secrétaires de paroisse. Les cabinets de médecins et les cliniques médicales sans rendez-vous peuvent être d’autres milieux de travail pour les secrétaires de service. Les tâches du secrétariat de salle peuvent varier de celles de la plupart des environnements hospitaliers, mais la réception ainsi que la tenue à jour des dossiers et des documents des patients sont généralement attendues. Dans ces environnements, le titre du poste peut être assistant administratif médical plutôt que secrétaire de salle.