Les tâches générales d’un secrétaire peuvent varier, et un type spécial de secrétaire qui travaille exclusivement pour une personne est appelé secrétaire personnel. Cet employé jouera un rôle de soutien qui répond aux besoins professionnels d’un individu, généralement un cadre ou un autre leader organisationnel important, plutôt que d’un groupe de personnes au sein d’un bureau. Les tâches spécifiques d’un secrétaire personnel peuvent inclure le maintien d’un horaire, la prise de contact avec les fournisseurs, la réservation de voyages, l’organisation de réunions, le maintien du contact avec la presse et bien plus encore.
Le rôle du secrétaire personnel peut changer d’un jour à l’autre en fonction de l’évolution des besoins d’un employeur. Une grande partie du travail du secrétaire peut avoir lieu dans un bureau, et il ou elle peut être responsable du classement des documents, du suivi des factures et autres documents de paiement, de la réponse aux appels téléphoniques et aux e-mails, des réunions avec les clients ou d’autres visiteurs du bureau, et dans certains cas supervisant même une équipe d’assistants. En dehors du bureau, un secrétaire personnel peut voyager avec un employeur, réserver des réservations d’hôtel et des vols, et s’occuper d’autres besoins professionnels de l’employeur lorsqu’il n’est pas au bureau.
Dans la plupart des cas, le secrétaire personnel aura travaillé dans une industrie ou un bureau particulier pendant de nombreuses années en tant que secrétaire de niveau débutant ou intermédiaire avant de progresser. De nombreuses secrétaires obtiennent des certificats d’études postsecondaires afin d’être mieux qualifiées pour des postes à responsabilité plus élevée. Il peut également être nécessaire d’acquérir certaines qualifications spécifiques à une industrie; ceci est particulièrement important si le secrétaire personnel s’occupera de la paperasse qui se rapporte directement à l’industrie. Dans un cadre médical, par exemple, la secrétaire peut avoir besoin de suivre un cours de terminologie médicale afin de comprendre divers termes utilisés pour classer certains documents. Les secrétaires juridiques devront comprendre divers types de terminologie juridique afin de gérer la paperasse ou toute autre correspondance liée à l’emploi.
Il est important que le secrétaire personnel soit extrêmement adaptable, car ses responsabilités peuvent changer à chaque instant. Le travail peut être assez stressant dans certains contextes, et certains employeurs seront beaucoup plus exigeants que d’autres. Une capacité à communiquer efficacement est essentielle, car la secrétaire passera une grande partie de son temps à se coordonner avec les autres, à interagir avec le public et à gérer la correspondance au nom de son ou ses employeurs. Dans certains cas, le secrétaire peut s’occuper de plus d’un employeur, ce qui signifie qu’il devra équilibrer plusieurs charges de travail.