Un bénéficiaire du compte est la personne physique ou morale à qui un chèque est fait. Un chèque type contient des informations sur le payeur ou le titulaire du compte, le montant à payer et le motif du paiement, ainsi que le nom de l’individu ou de l’entreprise qui reçoit les fonds. Lorsque le bénéficiaire du compte reçoit un chèque, il l’endosse ou le signe, puis le remet à une banque ou à une autre institution financière pour encaisser ou déposer le chèque dans son propre compte.
Les chèques sont des moyens de paiement généralement plus sûrs que les espèces. De plus, les entreprises peuvent imprimer électroniquement des chèques et les envoyer par la poste. Cela aide l’entreprise à améliorer son flottant, qui est le temps entre l’envoi d’un chèque de paiement et la réception des fonds pour les biens ou services vendus sur facture. La technologie bancaire moderne réduit considérablement le temps de flottement. Une fois qu’une banque reçoit un chèque, elle initie généralement un transfert électronique de fonds du payeur au bénéficiaire du compte plutôt que d’envoyer le chèque physique pour demander le paiement. Le chèque sera remis à la banque du payeur une fois le virement effectué.
Il est possible que les chèques soient négociables ou non négociables. Avec les instruments de chèque négociables, le bénéficiaire du compte peut simplement endosser le chèque à une autre partie, ce qui offre plus d’options lors de la réception de chèques en guise de paiement. Cependant, les payeurs peuvent ne pas être disposés à ce que cela se produise avec leurs chèques, de sorte que le payeur peut indiquer que le chèque n’est pas négociable et qu’il n’est destiné qu’à la personne qui reçoit les fonds. Cela empêchera le chèque de changer de main plusieurs fois, réduisant ainsi le risque de fraude ou de vol. Cela garantit également que le chèque passera par le système bancaire en temps opportun. Les chèques non encaissés sont généralement difficiles à suivre, en particulier avec les entreprises qui traitent de grandes quantités de chèques chaque mois.
En entreprise, la plupart des applications informatiques fournissent un module de comptabilité fournisseurs pour l’impression des chèques. Les entreprises achètent généralement des chèques vierges à un fournisseur. Les fournisseurs ont un papier spécifique pour les chèques d’entreprise qui comprend des caractéristiques de sécurité telles que des filigranes, des couleurs ou des motifs spécifiques et des perforations spéciales. Chaque fonction aide à empêcher un bénéficiaire du compte ou une personne non autorisée de créer un chèque frauduleux ou d’apporter des modifications pour obtenir plus de fonds que le montant imprimé sur le chèque.
Pour une protection supplémentaire, les entreprises peuvent imprimer diverses phrases sur leurs chèques qui créent des restrictions de paiement. Les restrictions typiques peuvent inclure la non-transférabilité ou une limite de temps pour l’encaissement du chèque. Le bénéficiaire du compte doit suivre ces directives ou perdre le paiement.