Les frais de voyage désignent les coûts qui peuvent être déduits des déclarations de revenus lorsqu’une personne se déplace soit pour chercher du travail, si elle est employée, soit pour effectuer un travail pour un employeur actuel. Les dépenses considérées comme déductibles dépendent du pays dans lequel une personne vit. Aux États-Unis, par exemple, certaines choses sont des dépenses déductibles et certaines peuvent être déduites à un taux de pourcentage plutôt qu’au coût total.
Une distinction qui s’applique dans des endroits comme les États-Unis est la définition du voyage. Un employé qui travaille toujours à un endroit spécifique qui est une longue distance de la maison ne peut généralement pas réclamer des frais de voyage parce que l’Internal Revenue Service (IRS) prend en considération le «travail à domicile» de l’employé. Le vrai voyage signifie travailler à distance de l’endroit où l’employé travaille normalement pendant moins d’un an. Si le travail à distance dure plus d’un an, cela devient le domicile de travail de l’employé et les dépenses pour y vivre ne peuvent être déduites.
Il y a de nombreuses questions sur les dépenses qui peuvent être considérées comme des frais de voyage et cela est déterminé par le pays d’origine du travailleur. Certaines dépenses admissibles courantes comprennent l’argent dépensé pour le transport vers et depuis l’emplacement éloigné et pour le transport nécessaire à cet endroit. La location de voitures, les voyages en avion, en bus, en train ou même une compensation pour le kilométrage si un employé utilise son propre véhicule peuvent être considérés comme des frais de voyage légitimes. Les frais supplémentaires déductibles les plus courants concernent l’hébergement et la nourriture, les derniers étant généralement remboursés à un taux de 50%. Les autres coûts admissibles pourraient être les services de blanchisserie, les appels téléphoniques et les pourboires aux employés de service.
Les frais de déplacement ne sont déductibles que si l’employé n’a pas été indemnisé d’une manière qui n’est pas déclarée comme un revenu. Si une employée a utilisé une carte de crédit d’entreprise pour payer toutes ses dépenses, elle ne peut pas déclarer ces dépenses sur les déclarations de revenus. De même, si l’employeur paie toutes les dépenses d’une autre manière, de sorte qu’elles ne soient pas déclarées comme faisant partie du revenu, elles ne devraient pas être déclarées sur les impôts. Habituellement, il n’est acceptable de réclamer des frais de voyage à titre de déductions fiscales que si l’argent pour toutes les dépenses a été payé par l’employé, le travailleur indépendant ou l’entreprise.
Aux États-Unis, les employés qui souhaitent déduire les frais de déplacement doivent remplir le formulaire détaillé 1040 et le formulaire 2106. Les propriétaires d’entreprise, les travailleurs indépendants ou les personnes en commandite déduiront les frais de déplacement différemment. Ils doivent déposer des formulaires fiscaux pour réclamer ces dépenses.
Chaque pays a ses propres règles sur la façon de déduire ces dépenses et celles qui sont éligibles. Il est important de se familiariser avec les lois fiscales locales ou nationales pour déterminer les dépenses considérées comme admissibles. Des déductions complexes ou des déplacements fréquents peuvent justifier l’obtention des services d’un comptable ou d’un procureur fiscal afin que tous les formulaires soient remplis avec précision. Dans tous les cas, les personnes qui prévoient de réclamer des frais de voyage doivent s’assurer de conserver tous les reçus, car ils fournissent la preuve de chaque dépense.