Les dossiers de maintenance sont des notes écrites qui fournissent de la documentation sur l’entretien d’un certain équipement. La plupart du temps, lorsque les gens parlent de ce genre de documents dans un environnement industriel, ils se réfèrent aux rapports et fichiers officiels conservés par les propriétaires de flottes, les opérateurs d’installations industrielles ou d’autres hommes d’affaires engagés dans une sorte de travail avec des machines. Tenir un journal adéquat de l’entretien et des réparations mécaniques dans ces scénarios est généralement considéré comme une bonne pratique commerciale et peut également être requis par la loi. Les enregistrements sont particulièrement utiles dans la gestion de la maintenance car ils aident les entreprises à s’assurer que leur équipement est maintenu en bon état, et ils offrent également un moyen de gérer et de suivre les dépenses de réparation et d’entretien préventif.
Cependant, les enregistrements peuvent également être utilisés par des particuliers. De nombreuses personnes tiennent des registres détaillés de l’entretien automobile personnel et peuvent également enregistrer les services effectués sur les appareils ménagers tels que les climatiseurs et les générateurs de secours. Cela peut rationaliser les réparations nécessaires et peut également rendre la revente beaucoup plus fluide.
Pourquoi ils sont conservés
Quelles que soient les spécificités des paramètres, la gestion des enregistrements de maintenance est souvent importante pour un certain nombre de raisons. Par exemple, un calendrier de maintenance peut être précieux pour aider les techniciens de service à diagnostiquer les problèmes récurrents avec une machine ou un véhicule. De plus, de bons enregistrements aident les chefs de service, les employés et même parfois les individus à s’assurer qu’un équipement fonctionne conformément aux garanties du fabricant. Ils peuvent également aider les entreprises à savoir quand un équipement doit subir une maintenance préventive.
Il y a aussi une base de valeur à tout cela. Garder les machines en bon état de fonctionnement est l’un des meilleurs moyens de les protéger en tant qu’investissement, et documenter cet entretien peut rendre l’équipement plus désirable s’il est déjà vendu, car il existe la preuve qu’il a été correctement entretenu. Cela est vrai pour les entreprises comme pour les particuliers. Les ventes de voitures d’occasion sont un bon exemple – les personnes qui peuvent prouver avec des dossiers détaillés à quelle fréquence leurs voitures ont été entretenues et entretenues peuvent souvent obtenir un prix plus élevé que les personnes dont les voitures semblent fonctionner correctement, mais ne viennent qu’avec des promesses verbales.
Des dossiers complets peuvent également constituer un tampon contre la responsabilité. Si une entreprise est poursuivie pour un équipement défectueux, des dossiers détaillés peuvent être essentiels pour étayer le dossier de l’entreprise et montrer qu’il y a eu une diligence raisonnable, par exemple.
Éléments principaux et exigences de base
Les dossiers personnels sont généralement les plus faciles à conserver et ne sont généralement guère plus qu’un fichier contenant des reçus et des rapports de diagnostic sur les vidanges d’huile, les services et les réparations du véhicule. Les résultats des inspections de sécurité ou des tests d’émissions requis sont généralement également inclus. Ces types de rapports peuvent être assez informels ; l’idée principale est de garder un journal de ce qui est arrivé à la machine et quand. Ils peuvent être aussi simples qu’un bloc-notes conservé à proximité de la machine ou une feuille de calcul numérisée avec des rapports numérisés et des notes spécialisées.
Le processus d’élaboration d’un plan d’enregistrement de maintenance orienté métier est souvent un peu plus formalisé. Dans un premier temps, l’entreprise fera généralement un inventaire de l’ensemble de ses équipements. Tout article qui doit être inspecté ou réparé périodiquement doit être inclus sur cette liste et se voir attribuer un numéro de suivi. Les logiciels de maintenance peuvent s’avérer précieux pour aider les entreprises à organiser toutes ces informations. Que les données soient documentées électroniquement ou sur papier, il est généralement considéré comme une bonne pratique de conserver une copie de sauvegarde quelque part au cas où les données seraient perdues ou détruites accidentellement.
Actualités
Une fois l’inventaire terminé, les enregistrements doivent simplement être mis à jour chaque fois que le travail est effectué. En règle générale, les registres doivent documenter le type de travail effectué et le moment où il a été effectué, ainsi que la personne qui l’a réellement exécuté. Lorsque des inspections ou des tests d’équipement ont lieu, le dossier doit indiquer si l’inspection ou les tests ont suivi les directives du fabricant et les procédures d’exploitation de l’entreprise. Les dépenses relatives à la main-d’œuvre et aux pièces peuvent également être documentées afin d’aider les services à établir des prévisions budgétaires.
Réglages d’usine
L’utilisation des dossiers de maintenance est particulièrement importante dans un environnement d’usine, où un grand nombre de machines coûteuses sont utilisées quotidiennement. Ces enregistrements peuvent aider à s’assurer que tout entretien approprié de l’équipement ou de l’usine a été effectué afin que les opérations de l’usine se déroulent sans heurts. Par exemple, un journal de maintenance détaillant les réparations ou l’entretien peut être conservé sur une machine d’usine. Ce journal peut aider à éviter les accidents ou les arrêts d’usine résultant d’un équipement défectueux.
Utilisations automobiles et aéronautiques
Les journaux sont également une partie très courante de l’entretien de la flotte. Les entreprises qui louent ou possèdent de grands groupes de camions, par exemple, doivent souvent garder une trace minutieuse des véhicules qui doivent être réparés ou qui ont potentiellement besoin d’un entretien avant de les envoyer pour de longs trajets ou des appels de livraison. Il en va de même pour les exploitants de flottes d’aéronefs ; les compagnies aériennes et les compagnies d’avions commerciaux sont souvent tenues par la loi de tenir des registres minutieux de tous les services et réparations de routine, car cela peut aider à prévenir les accidents et les problèmes pendant le vol.