L’inventaire fait partie du processus de base de la gestion et du contrôle responsables des affaires. En effectuant périodiquement un décompte physique, il est possible de s’assurer que tous les éléments pertinents sont correctement comptabilisés et que les documents actuels liés à la valeur de l’inventaire sont exacts. Voici quelques-unes des différentes façons dont les entreprises ont géré ce type de contrôle des matériaux au fil des ans.
Une approche consacrée pour faire l’inventaire est connue sous le nom d’inventaire tournant. Utilisée depuis de nombreuses années dans les usines textiles, cette approche nécessitait la réalisation d’inventaires physiques réguliers d’une partie des matières stockées dans les magasins d’approvisionnement en usine. De nombreuses entreprises textiles gèrent leurs approvisionnements en utilisant ce que l’on appelle des codes de matériaux, qui sont simplement un moyen simple de catégoriser divers composants et matériaux associés à la fonction d’un département donné de l’usine.
Un décompte de cycle typique identifierait un nombre limité de codes de matériaux à inventorier chaque mois civil. Les codes de matériaux sélectionnés seraient soumis à un comptage physique, chaque unité de chaque article répertorié sous ces codes étant physiquement comptée. Le résultat de l’inventaire tournant est comparé aux enregistrements conservés des réceptions et des sorties de ces articles, et toute différence entre les deux est notée et rapprochée. Les inventaires tournants sont généralement structurés pour permettre à l’ensemble de l’inventaire d’être physiquement compté au cours de l’année, et peuvent souvent faciliter le processus de rapprochement annuel des matériaux des magasins complets.
Grâce à l’utilisation de logiciels modernes, il est également possible de faire rapidement l’inventaire d’un groupe sélectionné d’articles avec une grande facilité. Par exemple, générer une impression de la quantité de fournitures de bureau qui devraient être disponibles est très simple. Le rapport imprimé reflétera la quantité de chaque article qui doit encore être distribuée à un département donné, à la date à laquelle le rapport est extrait. Cette approche exige que tous les reçus et sorties soient enregistrés dans la base de données avant que le rapport ne soit généré ; sinon, le compte sera éteint.
De nombreuses entreprises utilisent un processus qui repose fortement sur l’utilisation de FIFO et LIFO. Acronymes de respectivement premier entré, dernier sorti et dernier entré, premier sorti, ce type de gestion des stocks repose sur un enregistrement précis de l’arrivée des articles et de leur décaissement à un service donné au sein de l’entreprise. Avec cette approche, les unités restantes d’un article donné sont physiquement vérifiées après que les réceptions et les sorties du jour ont été saisies dans la base de données de la chaîne d’approvisionnement. Ce processus permet souvent aux petites entreprises qui doivent maintenir leurs stocks au minimum à des fins fiscales de toujours savoir exactement ce qu’elles ont sous la main et de prendre des mesures si une quantité importante d’un article donné ne peut être comptabilisée.
Les processus d’inventaire peuvent être très élaborés ou très simples, selon les besoins de l’entreprise. En choisissant le bon type de système et de logiciel de suivi, et en faisant preuve de diligence dans le comptage physique des unités sur une base régulière, il est possible de s’assurer que les enregistrements des matériaux sont exacts à tout moment. Cela rend l’évaluation de tous les types de stocks, allant des matières premières aux produits finis, beaucoup plus facile qu’elle ne le serait autrement.