Les marchés publics sont un processus utilisé par les États pour se procurer les fournitures, le personnel et l’équipement dont ils ont besoin. Le bureau d’approvisionnement de l’État peut s’occuper de l’approvisionnement de tout pour toutes les agences de l’État, des bureaux des représentants de l’État qui ont besoin de crayons aux équipes routières de l’État qui ont besoin de bulldozers, ou il peut permettre à des agences d’État individuelles de s’occuper de leurs propres besoins d’approvisionnement, de superviser les achats politique à l’échelle de l’État. N’importe quel jour, un bureau d’approvisionnement de l’État peut obtenir n’importe quoi, de la peinture pour ses ponts à l’équipement médical pour les hôpitaux publics.
L’approvisionnement peut être un processus complexe. Les agents d’approvisionnement sont chargés de répondre aux besoins qui sont portés à l’attention du bureau d’approvisionnement. Les employés de l’État peuvent fournir au bureau des bons de commande avec des demandes très spécifiques, ou ils peuvent contacter le bureau des achats de l’État pour obtenir de l’aide afin de déterminer ce qui répondra à leurs besoins et de trouver la meilleure option. Pour les articles ésotériques, le bureau d’approvisionnement de l’État peut effectuer des recherches considérables pour déterminer le meilleur choix d’achat.
En plus d’obtenir des biens et des services pour l’État par l’achat, la location ou le commerce, le bureau d’approvisionnement de l’État définit également des politiques. Par exemple, le bureau des achats peut dicter que lorsque les agences d’État ont besoin d’équipement, elles doivent d’abord confier la demande à d’autres agences, pour voir si ces agences ont utilisé et fonctionnel l’équipement qu’elles souhaitent vendre ou échanger. De même, le bureau des marchés publics de l’État peut émettre une directive selon laquelle les biens doivent être obtenus auprès de fournisseurs de l’État, si possible, ou que les marchés publics doivent également mettre l’accent sur la responsabilité environnementale, en choisissant des articles qui sont respectueux de l’environnement.
Lorsqu’un bureau d’approvisionnement de l’État a besoin d’obtenir quelque chose, il ouvre la demande d’offre. Par exemple, si les équipes routières ont besoin de nouveaux véhicules, le bureau d’approvisionnement de l’État indiquera qu’il a un contrat pour fournir des véhicules routiers disponibles. Les entreprises qui fabriquent, louent ou vendent des véhicules auraient la possibilité de soumissionner pour avoir la possibilité de fournir des véhicules à l’État, le bureau des achats examinant les offres pour déterminer le meilleur choix. Étant donné que les contrats d’État peuvent être très lucratifs, le processus d’appel d’offres peut devenir très compétitif.
En règle générale, le bureau a son siège dans la capitale de l’État. Ceci est pratique pour les agences d’État également basées dans la capitale, car cela permet de rester facilement en contact avec le bureau des achats. Des succursales peuvent être situées dans d’autres régions de l’État, ainsi que des entrepôts de fournitures.