L’organisation des documents est un aspect important de la gestion efficace d’une maison ou d’un bureau. Les documents importants peuvent devenir un fardeau lorsqu’ils ne sont pas correctement stock?s. Par cons?quent, l’utilisation de l’une des nombreuses m?thodes d’organisation peut aider ? assurer le bon fonctionnement d’un syst?me de classement. Les syst?mes de stockage papier et ?lectronique sont les deux m?thodes les plus populaires. Au sein de chacun, il existe de nombreuses possibilit?s d’organiser par normes alphab?tiques ou par importance. De plus, il existe quelques r?gles pour se d?barrasser des documents qui aident ? maintenir tout syst?me d’organisation de fichiers ? un niveau g?rable.
La m?thode la plus traditionnelle pour organiser les documents consiste ? utiliser des dossiers physiques et des classeurs. Ce syst?me de gestion documentaire permet de stocker de grandes quantit?s de documents et de paperasses. Des chemises en carton ?pais sont remplies de documents puis plac?es dans un classeur. La plupart des classeurs permettent aux dossiers d’?tre suspendus ? un ensemble de rails m?talliques pour un d?placement et une r?organisation rapides.
Une solution plus moderne pour assurer la s?curit? et la disponibilit? permanente de la paperasse consiste ? utiliser des ordinateurs. Que les documents soient num?ris?s et enregistr?s en ligne ou qu’un logiciel d’organisation soit utilis?, cela permet de r?duire l’encombrement. L’organisation ?lectronique des documents place une r?plique num?rique des documents importants en ligne ou sur un disque dur afin qu’ils puissent ?tre consult?s rapidement ? tout moment ult?rieur. Cela ?limine le besoin de stocker des fichiers papier, qui peuvent prendre beaucoup de place dans n’importe quelle maison ou bureau.
Peu importe si les documents sont stock?s ?lectroniquement ou sous forme physique, il existe quelques m?thodes diff?rentes qui peuvent emp?cher les fichiers de devenir un fouillis d?routant. Le tri alphab?tique des fichiers ?lectroniques et physiques est un moyen simple d’organiser les documents qui les rend disponibles pour une r?cup?ration rapide. L’organisation des fichiers par cat?gorie est ?galement utile, car la division des dossiers num?riques et papier en ??Voiture??, ??Maison??, ??Taxes?? et diverses cat?gories commerciales augmente l’efficacit?. Une autre m?thode consiste ? diviser les fichiers physiques par importance afin que si des documents doivent ?tre retir?s en cas d’urgence, les pi?ces les plus n?cessaires sont rapidement disponibles.
La suppression des fichiers est ?galement une excellente m?thode pour organiser les documents, car elle emp?che la collecte de fichiers ?lectroniques et physiques de prendre trop de place. Une r?gle g?n?rale est que tous les documents fiscaux doivent ?tre conserv?s au moins trois ans. Conservez des documents fiscaux complexes, tels que des informations de v?rification et des documents relatifs aux travailleurs ind?pendants, pendant six ans. D’autres ?l?ments, cependant, devraient ?tre conserv?s pour toujours, comme les cartes de s?curit? sociale, les certificats de naissance et les certificats de mariage.
SmartAsset.