L’organisation des documents est un aspect important de la gestion efficace d’une maison ou d’un bureau. Les documents importants peuvent devenir un fardeau lorsqu’ils ne sont pas correctement stockés. Par conséquent, l’utilisation de l’une des nombreuses méthodes d’organisation peut aider à assurer le bon fonctionnement d’un système de classement. Les systèmes de stockage papier et électronique sont les deux méthodes les plus populaires. Au sein de chacun, il existe de nombreuses possibilités d’organiser par normes alphabétiques ou par importance. De plus, il existe quelques règles pour se débarrasser des documents qui aident à maintenir tout système d’organisation de fichiers à un niveau gérable.
La méthode la plus traditionnelle pour organiser les documents consiste à utiliser des dossiers physiques et des classeurs. Ce système de gestion documentaire permet de stocker de grandes quantités de documents et de paperasses. Des chemises en carton épais sont remplies de documents puis placées dans un classeur. La plupart des classeurs permettent aux dossiers d’être suspendus à un ensemble de rails métalliques pour un déplacement et une réorganisation rapides.
Une solution plus moderne pour assurer la sécurité et la disponibilité permanente de la paperasse consiste à utiliser des ordinateurs. Que les documents soient numérisés et enregistrés en ligne ou qu’un logiciel d’organisation soit utilisé, cela permet de réduire l’encombrement. L’organisation électronique des documents place une réplique numérique des documents importants en ligne ou sur un disque dur afin qu’ils puissent être consultés rapidement à tout moment ultérieur. Cela élimine le besoin de stocker des fichiers papier, qui peuvent prendre beaucoup de place dans n’importe quelle maison ou bureau.
Peu importe si les documents sont stockés électroniquement ou sous forme physique, il existe quelques méthodes différentes qui peuvent empêcher les fichiers de devenir un fouillis déroutant. Le tri alphabétique des fichiers électroniques et physiques est un moyen simple d’organiser les documents qui les rend disponibles pour une récupération rapide. L’organisation des fichiers par catégorie est également utile, car la division des dossiers numériques et papier en « Voiture », « Maison », « Taxes » et diverses catégories commerciales augmente l’efficacité. Une autre méthode consiste à diviser les fichiers physiques par importance afin que si des documents doivent être retirés en cas d’urgence, les pièces les plus nécessaires sont rapidement disponibles.
La suppression des fichiers est également une excellente méthode pour organiser les documents, car elle empêche la collecte de fichiers électroniques et physiques de prendre trop de place. Une règle générale est que tous les documents fiscaux doivent être conservés au moins trois ans. Conservez des documents fiscaux complexes, tels que des informations de vérification et des documents relatifs aux travailleurs indépendants, pendant six ans. D’autres éléments, cependant, devraient être conservés pour toujours, comme les cartes de sécurité sociale, les certificats de naissance et les certificats de mariage.
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