Grâce aux progrès de la technologie bureautique, il existe de nombreux types de systèmes de classement d’entreprise parmi lesquels choisir lorsque vous essayez de garder les fichiers importants organisés et sécurisés. Le classement est l’un des moyens les plus courants pour les entreprises de stocker des enregistrements, de suivre les formulaires importants, d’accéder rapidement aux informations et de protéger les données qui doivent être disponibles souvent pendant des années. Les types de système de classement d’entreprise que l’on choisit dépendent principalement du format dans lequel les fichiers seront, de la manière dont ils seront accessibles et des capacités de stockage de l’entreprise.
Les systèmes de classement professionnels les plus couramment utilisés sont des meubles de bureau autonomes tels que des classeurs et des tiroirs. Ceux-ci sont généralement en métal ou en bois et contiennent de grands tiroirs coulissants suffisamment grands pour contenir plusieurs centaines de dossiers et dossiers papier. Des petites entreprises aux grands bureaux d’entreprise, les systèmes de classement d’entreprise physiques sont disponibles dans toutes les formes et tailles pour accueillir tout type de fichier papier qui doit être stocké en toute sécurité.
D’autres types de systèmes de classement commerciaux couramment utilisés sont les systèmes de stockage de fichiers électroniques. Les systèmes d’exploitation informatiques ont des capacités de classement électronique intégrées au logiciel pour en faire un moyen pratique de protéger des fichiers de plusieurs tailles et types. Les fichiers peuvent inclure des documents texte, des graphiques et des images, des logiciels ou des fichiers Web. Chaque fois qu’un nouveau fichier est créé ou partagé, les données peuvent être stockées en toute sécurité dans un dossier de fichiers virtuel qui peut se trouver sur un disque dur d’ordinateur individuel, être transportées sur un disque dur externe ou stockées sur un lecteur virtuel accessible par Internet.
D’autres systèmes de classement des entreprises qui font souvent partie du domaine électronique du classement sont les systèmes de gestion des clients et des fournisseurs. Les entreprises qui ont un grand nombre de clients et de fournisseurs à suivre pour gérer cela en stockant les informations sur les clients et les fournisseurs sous forme papier ou électronique dans une configuration spéciale de gestion des ressources client (CRM) ou de gestion des fournisseurs (VM). Cela permet de stocker une grande variété de fichiers par client ou fournisseur, pour un accès rapide à la demande.
La technologie améliorant les processus de nombreuses entreprises, d’autres types de systèmes de classement des entreprises incluent les technologies mobiles telles que les téléphones intelligents et les ordinateurs de poche. Les dirigeants d’entreprise en déplacement peuvent créer, télécharger et partager des fichiers de données volumineux à l’aide de ces appareils. Les informations peuvent ensuite être transférées électroniquement par courrier électronique ou en se connectant via Internet ou des câbles directs à des ordinateurs personnels ou de bureau. Cela rend beaucoup plus pratique le stockage et l’accès aux fichiers pratiquement de n’importe où dans le monde.
SmartAsset.