Garder les papiers en ordre peut vous aider à trouver des papiers quand vous en avez besoin sans avoir à chercher partout. Certaines personnes peuvent ne pas prendre le temps d’organiser les fichiers parce qu’elles ne savent pas par où commencer, mais il est important de garder tout en ordre et sans encombrement. Bien qu’avoir des fichiers organisés puisse sembler peu probable, surtout si vous regardez actuellement un classeur débordant, c’est tout à fait faisable.
Il y a ceux qui peuvent ne pas savoir combien de temps ils doivent conserver leurs papiers. Tant que vos papiers sont essentiels à des fins fiscales, il est important de les conserver de janvier jusqu’à la fin de vos impôts l’année suivante. Une fois vos impôts terminés, votre comptable peut vous conseiller pendant combien de temps vous devez conserver les documents. Les documents concernant vos impôts, vos dossiers médicaux, vos comptes de retraite et d’épargne et vos dossiers de logement doivent être conservés en permanence. Les papiers qui concernent vos objets coûteux tels que les bijoux, les voitures et les antiquités doivent également être conservés en permanence. Les relevés de carte de crédit que vous voudrez peut-être conserver pendant sept ans et les factures de services publics que vous pouvez généralement conserver pendant environ un an.
Lorsque vous souhaitez organiser des fichiers, vous pouvez gagner beaucoup de temps et d’espace si vous vous débarrassez de ce dont vous n’avez pas besoin. Placez chaque papier sur une pile avec d’autres papiers correspondants et tout ce que vous ne voulez pas mettre sur une autre pile à déchiqueter. Après avoir réduit la taille, vous savez exactement de combien d’espace vous avez besoin pour vos fichiers.
Les dossiers de Manille sont utiles lorsque vient le temps d’organiser les fichiers. Écrivez sur l’onglet ce que chaque dossier contient et classez les dossiers par ordre alphabétique. Classez les papiers contenus dans chaque dossier par ordre de date, par exemple, placez les papiers plus anciens à l’arrière et les plus récents à l’avant. C’est non seulement plus facile pour trouver ce dont vous avez besoin, mais aussi lorsque vous devez nettoyer les dossiers.
Les fichiers papier ne sont pas les seuls fichiers qui peuvent être désorganisés ; les fichiers numériques le peuvent également. Afin de savoir ce que vous devez organiser, parcourez chaque zone de votre ordinateur et nettoyez les fichiers dont vous n’avez plus besoin, qu’il s’agisse d’images ou de documents. Si vous voulez toujours les fichiers, pensez à les transférer sur une clé USB ou sur un CD vierge.
Afin d’organiser les fichiers, vous devez désigner un emplacement spécifique pour chacun d’eux. Tout comme vous le feriez pour les fichiers papier, créez des dossiers individuels sur l’ordinateur en fonction de catégories spécifiques. Par exemple, regroupez vos projets de travail dans un dossier et les photos de certaines vacances en famille dans un autre et étiquetez-les en conséquence. Que vous en ayez besoin ou que vous décidiez de les supprimer à l’avenir, vous savez exactement où les trouver. Pour vous assurer que tout reste organisé, n’oubliez pas d’étiqueter correctement chaque fichier numérique que vous enregistrez et de le placer dans le dossier correspondant.
Avoir des fichiers non systématiques peut vous énerver et vous frustrer, mais si vous les organisez une fois, vous n’aurez peut-être pas à les refaire. Les garder organisés en permanence vous évitera de passer du temps à recommencer le processus d’organisation initial. Prendre le temps d’organiser les fichiers peut vous permettre de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin sans un processus de recherche exhaustif. De plus, avoir vos fichiers organisés en un seul endroit évitera qu’ils ne deviennent un encombrement qui déborde dans le reste de votre maison.
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