Les avantages d’un syst?me de classement num?rique sont nombreux et comprennent des co?ts r?duits pour l’entreprise, des avantages pour l’environnement et une facilit? accrue de tri, de recherche et de d?placement des documents. Le processus initial de mise en place d’un syst?me de classement num?rique peut ?tre un peu plus difficile, mais de nombreux bureaux constatent qu’un bureau sans papier, ou m?me un bureau semi-sans papier, est b?n?fique pour l’entreprise au fil du temps. Un autre des avantages d’un syst?me de classement num?rique comme celui-ci est qu’il permet au bureau de fonctionner dans un environnement plus petit, car beaucoup d’espace n’est pas requis pour stocker les documents dans un syst?me de classement papier.
Un syst?me de classement num?rique, dans lequel les documents papier sont soit num?ris?s dans un ordinateur, soit simplement cr??s sur l’ordinateur en premier lieu, peut ?tre mis en place dans de nombreux environnements de bureau diff?rents. Les documents peuvent ?tre imprim?s si n?cessaire, par exemple pour ?tre envoy?s par la poste ? un client, mais sinon, les employ?s de bureau peuvent acc?der aux documents sur l’ordinateur sans avoir ? gaspiller du papier. La r?duction de l’utilisation du papier et de l’imprimante peut faire ?conomiser beaucoup d’argent ? l’entreprise. De plus, c’est beaucoup plus b?n?fique pour l’environnement; m?me si un bureau recycle la plus grande partie de son papier, la production de papier nuit toujours ? l’environnement.
Le stockage d’un syst?me de classement num?rique s’effectue enti?rement sur des disques durs. Cela permet de stocker des milliers de documents dans une petite zone, ?conomisant ainsi un espace de bureau pr?cieux. Les disques durs continuent d’augmenter en taille de stockage alors qu’ils diminuent en taille physique, ce qui est encore un autre avantage. En outre, des copies de documents peuvent ?tre sauvegard?es sur de nombreux autres disques durs dans des emplacements distincts ? des fins de s?curit?, et elles peuvent ?tre rendues plus s?curis?es gr?ce ? l’utilisation d’outils tels que les mots de passe et le cryptage. La recherche et l’extraction de documents deviennent beaucoup plus faciles.
Effectuer une recherche sur un disque dur ne prend g?n?ralement que quelques minutes au maximum. Le document peut ensuite ?tre facilement accessible et modifi?, envoy? par courrier ?lectronique ou imprim? selon les besoins. Certaines entreprises constatent qu’elles ne peuvent pas se passer enti?rement de papier, mais m?me r?duire l’utilisation du papier, comme l’utilisation d’un syst?me de classement num?rique pour stocker les documents les plus r?cents, peut faire la diff?rence. Les bureaux qui souhaitent mettre en ?uvre un syst?me de classement num?rique devront se procurer des outils suppl?mentaires tels que des scanners, et la conversion des documents en formulaires num?riques peut prendre un certain temps, mais une fois le syst?me configur?, il devient relativement facile ? entretenir.
SmartAsset.