Les avantages d’un système de classement numérique sont nombreux et comprennent des coûts réduits pour l’entreprise, des avantages pour l’environnement et une facilité accrue de tri, de recherche et de déplacement des documents. Le processus initial de mise en place d’un système de classement numérique peut être un peu plus difficile, mais de nombreux bureaux constatent qu’un bureau sans papier, ou même un bureau semi-sans papier, est bénéfique pour l’entreprise au fil du temps. Un autre des avantages d’un système de classement numérique comme celui-ci est qu’il permet au bureau de fonctionner dans un environnement plus petit, car beaucoup d’espace n’est pas requis pour stocker les documents dans un système de classement papier.
Un système de classement numérique, dans lequel les documents papier sont soit numérisés dans un ordinateur, soit simplement créés sur l’ordinateur en premier lieu, peut être mis en place dans de nombreux environnements de bureau différents. Les documents peuvent être imprimés si nécessaire, par exemple pour être envoyés par la poste à un client, mais sinon, les employés de bureau peuvent accéder aux documents sur l’ordinateur sans avoir à gaspiller du papier. La réduction de l’utilisation du papier et de l’imprimante peut faire économiser beaucoup d’argent à l’entreprise. De plus, c’est beaucoup plus bénéfique pour l’environnement; même si un bureau recycle la plus grande partie de son papier, la production de papier nuit toujours à l’environnement.
Le stockage d’un système de classement numérique s’effectue entièrement sur des disques durs. Cela permet de stocker des milliers de documents dans une petite zone, économisant ainsi un espace de bureau précieux. Les disques durs continuent d’augmenter en taille de stockage alors qu’ils diminuent en taille physique, ce qui est encore un autre avantage. En outre, des copies de documents peuvent être sauvegardées sur de nombreux autres disques durs dans des emplacements distincts à des fins de sécurité, et elles peuvent être rendues plus sécurisées grâce à l’utilisation d’outils tels que les mots de passe et le cryptage. La recherche et l’extraction de documents deviennent beaucoup plus faciles.
Effectuer une recherche sur un disque dur ne prend généralement que quelques minutes au maximum. Le document peut ensuite être facilement accessible et modifié, envoyé par courrier électronique ou imprimé selon les besoins. Certaines entreprises constatent qu’elles ne peuvent pas se passer entièrement de papier, mais même réduire l’utilisation du papier, comme l’utilisation d’un système de classement numérique pour stocker les documents les plus récents, peut faire la différence. Les bureaux qui souhaitent mettre en œuvre un système de classement numérique devront se procurer des outils supplémentaires tels que des scanners, et la conversion des documents en formulaires numériques peut prendre un certain temps, mais une fois le système configuré, il devient relativement facile à entretenir.