Un bureau sans papier est un environnement de travail qui fonctionne avec la plupart ou la totalité de ses documents sous forme numérique, stockés électroniquement et facilement accessibles. Il est basé sur l’idée que de nombreuses fonctions autrefois basées sur le papier des bureaux traditionnels ont été numérisées. Alors que les ordinateurs sont devenus omniprésents dans l’environnement de travail occidental, les leaders d’opinion ont commencé à envisager un lieu de travail où mener des affaires numériquement simplifierait non seulement le processus commercial, mais éliminerait également en grande partie le besoin de papier.
L’idée de base sous-jacente au bureau sans papier est que, dans la plupart des cas et dans la plupart des industries, les documents n’ont pas besoin d’être imprimés. Les contrats, par exemple, peuvent être créés dans un bureau, envoyés par courrier électronique aux parties et signés électroniquement, chaque partie fournissant une copie certifiée conforme du document signé. Les plans peuvent être stockés et consultés en ligne, la progression de la construction étant suivie numériquement. Les restaurants peuvent rationaliser leurs opérations et minimiser les erreurs en numérisant leurs systèmes de commande de nourriture. La plupart des entreprises effectuent au moins certaines de leurs transactions financières par voie électronique.
En plus de simplement réduire le volume de papier sur le lieu de travail, un avantage important de la numérisation des documents est que la version la plus récente est instantanément disponible pour tous. L’accès à des informations précises et à jour est particulièrement crucial dans les soins de santé, où les dossiers des patients sont traditionnellement conservés dans des dossiers papier à divers endroits. Le potentiel d’erreur est important lorsqu’on dépend de tels fichiers. Certains patients, cependant, transportent leurs données médicales pertinentes sur un périphérique de stockage numérique qui est mis à jour chaque fois qu’ils visitent un professionnel de la santé. Ces appareils, reflétés par des dossiers conservés dans une base de données centrale, sont une contribution majeure à la réduction de la dépendance des professionnels de la santé au papier et de leur vulnérabilité aux problèmes qui y sont associés.
Par rapport aux documents numérisés, le papier présente de nombreux inconvénients. Les documents papier demandent beaucoup de temps au personnel pour la manipulation — la création de documents, puis leur stockage et leur récupération. Le publipostage ajoute une autre couche de temps et d’argent à la gestion du papier. Les documents papier doivent également être stockés, que ce soit par ordre alphabétique ou par date de création, et le seul moyen de récupérer un document papier est de savoir comment il a été stocké. De plus, les gestionnaires sont parfaitement conscients qu’un document mal classé est souvent un document perdu.
L’un des obstacles les plus importants au bureau sans papier est le facteur humain – c’est-à-dire que la plupart des entreprises ont traditionnellement été axées sur le papier, et il est difficile de changer les vieilles habitudes. Par exemple, de nombreux documents électroniques sont fréquemment imprimés et classés par simple routine. De plus, la sophistication et la capacité croissantes des imprimantes et des copieurs permettent d’imprimer des documents d’une qualité qui n’était auparavant disponible que chez les imprimeurs commerciaux, mais à une fraction de leur coût. Cela a conduit à une frénésie d’impression dans le monde entier; depuis la création du bureau sans papier jusqu’en 2000, on estime que la production mondiale de documents papier de toutes sortes a doublé. Depuis lors, cependant, la production s’est stabilisée et a ensuite commencé à décliner.
La mise en place de bureaux sans papier pourrait produire des avantages environnementaux souhaitables. La production de papier contribue à la fois à la déforestation et à la pollution, en plus de la production de gaz à effet de serre qui aggraveraient le réchauffement climatique. De plus, les encres utilisées dans la production de documents elles-mêmes peuvent contenir des composants nocifs qui, en volume, ont également un impact négatif sur l’environnement.
De nombreuses archives peuvent être numérisées, et les entreprises qui mettent en œuvre des programmes sans papier incluent la numérisation des documents papier existants dans le cadre de ces programmes. De nombreuses entreprises ont constaté qu’elles stockaient de nombreux documents papier dont elles n’avaient pas besoin, comme des copies des relevés mensuels envoyés aux clients. En plus de réduire le volume de documents papier stockés, les organisations qui ont subi des programmes de numérisation ont pu réaffecter de l’espace à des fins autres que le stockage de documents.