Un bureau sans papier est un environnement de travail qui fonctionne avec la plupart ou la totalit? de ses documents sous forme num?rique, stock?s ?lectroniquement et facilement accessibles. Il est bas? sur l’id?e que de nombreuses fonctions autrefois bas?es sur le papier des bureaux traditionnels ont ?t? num?ris?es. Alors que les ordinateurs sont devenus omnipr?sents dans l’environnement de travail occidental, les leaders d’opinion ont commenc? ? envisager un lieu de travail o? mener des affaires num?riquement simplifierait non seulement le processus commercial, mais ?liminerait ?galement en grande partie le besoin de papier.
L’id?e de base sous-jacente au bureau sans papier est que, dans la plupart des cas et dans la plupart des industries, les documents n’ont pas besoin d’?tre imprim?s. Les contrats, par exemple, peuvent ?tre cr??s dans un bureau, envoy?s par courrier ?lectronique aux parties et sign?s ?lectroniquement, chaque partie fournissant une copie certifi?e conforme du document sign?. Les plans peuvent ?tre stock?s et consult?s en ligne, la progression de la construction ?tant suivie num?riquement. Les restaurants peuvent rationaliser leurs op?rations et minimiser les erreurs en num?risant leurs syst?mes de commande de nourriture. La plupart des entreprises effectuent au moins certaines de leurs transactions financi?res par voie ?lectronique.
En plus de simplement r?duire le volume de papier sur le lieu de travail, un avantage important de la num?risation des documents est que la version la plus r?cente est instantan?ment disponible pour tous. L’acc?s ? des informations pr?cises et ? jour est particuli?rement crucial dans les soins de sant?, o? les dossiers des patients sont traditionnellement conserv?s dans des dossiers papier ? divers endroits. Le potentiel d’erreur est important lorsqu’on d?pend de tels fichiers. Certains patients, cependant, transportent leurs donn?es m?dicales pertinentes sur un p?riph?rique de stockage num?rique qui est mis ? jour chaque fois qu’ils visitent un professionnel de la sant?. Ces appareils, refl?t?s par des dossiers conserv?s dans une base de donn?es centrale, sont une contribution majeure ? la r?duction de la d?pendance des professionnels de la sant? au papier et de leur vuln?rabilit? aux probl?mes qui y sont associ?s.
Par rapport aux documents num?ris?s, le papier pr?sente de nombreux inconv?nients. Les documents papier demandent beaucoup de temps au personnel pour la manipulation ? la cr?ation de documents, puis leur stockage et leur r?cup?ration. Le publipostage ajoute une autre couche de temps et d’argent ? la gestion du papier. Les documents papier doivent ?galement ?tre stock?s, que ce soit par ordre alphab?tique ou par date de cr?ation, et le seul moyen de r?cup?rer un document papier est de savoir comment il a ?t? stock?. De plus, les gestionnaires sont parfaitement conscients qu’un document mal class? est souvent un document perdu.
L’un des obstacles les plus importants au bureau sans papier est le facteur humain – c’est-?-dire que la plupart des entreprises ont traditionnellement ?t? ax?es sur le papier, et il est difficile de changer les vieilles habitudes. Par exemple, de nombreux documents ?lectroniques sont fr?quemment imprim?s et class?s par simple routine. De plus, la sophistication et la capacit? croissantes des imprimantes et des copieurs permettent d’imprimer des documents d’une qualit? qui n’?tait auparavant disponible que chez les imprimeurs commerciaux, mais ? une fraction de leur co?t. Cela a conduit ? une fr?n?sie d’impression dans le monde entier; depuis la cr?ation du bureau sans papier jusqu’en 2000, on estime que la production mondiale de documents papier de toutes sortes a doubl?. Depuis lors, cependant, la production s’est stabilis?e et a ensuite commenc? ? d?cliner.
La mise en place de bureaux sans papier pourrait produire des avantages environnementaux souhaitables. La production de papier contribue ? la fois ? la d?forestation et ? la pollution, en plus de la production de gaz ? effet de serre qui aggraveraient le r?chauffement climatique. De plus, les encres utilis?es dans la production de documents elles-m?mes peuvent contenir des composants nocifs qui, en volume, ont ?galement un impact n?gatif sur l’environnement.
De nombreuses archives peuvent ?tre num?ris?es, et les entreprises qui mettent en ?uvre des programmes sans papier incluent la num?risation des documents papier existants dans le cadre de ces programmes. De nombreuses entreprises ont constat? qu’elles stockaient de nombreux documents papier dont elles n’avaient pas besoin, comme des copies des relev?s mensuels envoy?s aux clients. En plus de r?duire le volume de documents papier stock?s, les organisations qui ont subi des programmes de num?risation ont pu r?affecter de l’espace ? des fins autres que le stockage de documents.
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