Les archives publiques sont celles qui sont disponibles pour inspection publique. Ces documents sont souvent offerts gratuitement au public pour examen à l’endroit où ils sont stockés. Dans d’autres cas, ils peuvent être disponibles pour une somme modique. Ces documents sont souvent nommés en fonction de l’endroit où ils sont conservés ou de leur origine. Il existe des dossiers judiciaires, des dossiers d’État, des dossiers de comté et des dossiers de ville. Il existe également des dossiers à la disposition du public tenus par le gouvernement fédéral.
Théoriquement, dans une démocratie, tout document produit et payé aux frais des contribuables devrait être un document public. Il y a des cas, cependant, où ces dossiers peuvent ne pas être immédiatement disponibles. Cela se produit souvent dans le cas où les informations contenues dans le dossier compromettraient la sécurité nationale, interféreraient avec une affaire judiciaire ou violeraient le droit d’une personne à la vie privée. À un moment donné, les dossiers peuvent être mis à disposition. Ceux qui sont peuvent être appelés documents publics déclassifiés.
Chaque juridiction individuelle traite ses dossiers un peu différemment. Par exemple, dans certains États, l’obtention d’un certificat de naissance peut nécessiter de traiter avec un bureau national des statistiques de l’état civil ou un bureau similaire. Dans d’autres cas, il sera nécessaire de traiter avec un bureau de comté en charge de ces statistiques. Dans certains cas, même des documents apparemment liés seront conservés à deux endroits différents. Un certificat de mariage peut être conservé dans un bureau de comté. Un jugement de divorce concernant le même mariage sera souvent conservé au greffe du tribunal.
Par conséquent, il est important qu’une personne cherchant un document public comprenne exactement quel type de document elle recherche. Cela peut vous faire gagner des heures de recherche ou vous éviter de vous rendre au mauvais endroit. Comme chaque état et comté peut avoir un système différent, il est préférable d’appeler à l’avance, d’identifier les types de documents nécessaires et de demander où ils se trouveraient.
Dans certains cas, des copies de documents publics peuvent être envoyées à un individu, bien que cela dépende souvent du type de document public. Même les enregistrements gratuits seront probablement associés à des frais de copie et d’affranchissement s’ils sont envoyés à un particulier. Selon les lois fédérales et étatiques, ces frais doivent être raisonnables et refléter avec précision les coûts associés à la production des documents. Ils peuvent inclure les dépenses de matériel et le temps de l’employé qui a recherché les dossiers.
Dans certains cas, une recherche dans les documents publics peut être effectuée en ligne. Il peut s’agir de casiers judiciaires publics, de dossiers de propriété et d’autres dossiers judiciaires. Bien que les informations ne soient pas sous la même forme que les enregistrements physiques, les informations de base sont généralement toutes disponibles. Sinon, la recherche en ligne peut fournir des détails sur la façon d’accéder aux dossiers complets.